Pflegedienst gründen: Zulassung, Personal & Kosten
Von Maximilian Rothenberger, IHK-zertifizierter Gründungsberater · geprüft am 2.10.2026
Du willst Menschen gut versorgen und selbst bestimmen, wie. Zulassung, Finanzplan und Start deines Pflegedienstes bereiten wir gemeinsam vor.
- Keine Leitungsweiterbildung? Du kannst eine verantwortliche Pflegefachkraft anstellen und selbst kaufmännisch leiten.
- Angst vor dem Zulassungsverfahren? Konzept, Nachweise und Unterlagen für die Kassen bereiten wir gemeinsam vor.
- Lange Zeit ohne Einnahmen? Ein Liquiditätsplan zeigt, wie lange dein Kapital reichen muss.
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Kurz gesagt
Um einen ambulanten Pflegedienst zu gründen, brauchst du einen Versorgungsvertrag mit den Pflegekassen nach § 72 SGB XI und für die häusliche Krankenpflege einen Vertrag nach § 132a SGB V. Voraussetzung ist eine verantwortliche Pflegefachkraft nach § 71 SGB XI, die du selbst sein oder anstellen kannst. Deine Mitarbeitenden bezahlst du nach Tarif oder in vergleichbarer Höhe. Plane grob 70.000 bis 150.000 Euro und mehrere Monate Vorlauf ein.
Versorgungsvertrag
Ohne Vertrag nach § 72 SGB XI keine Abrechnung mit den Pflegekassen.
Pflegedienstleitung
Pflegefachkraft mit zwei Jahren Praxis in den letzten acht Jahren und Leitungsweiterbildung.
Tariflohn
Seit September 2022 bekommen nur Dienste einen Vertrag, die nach Tarif oder vergleichbar zahlen.
Personal
Der Engpass ist selten die Nachfrage, sondern fast immer qualifiziertes Personal.
Welche Verträge braucht ein ambulanter Pflegedienst?
Für die Pflegeversicherung brauchst du einen Versorgungsvertrag nach § 72 SGB XI mit den Landesverbänden der Pflegekassen. Für ärztlich verordnete Behandlungspflege kommt ein Vertrag nach § 132a SGB V mit den Krankenkassen dazu, in der Praxis meist über einen Rahmenvertrag auf Landesebene. Erst mit beiden Verträgen kannst du alle typischen Leistungen abrechnen.
| Vertrag | Vertragspartner | Wofür |
|---|---|---|
| § 72 SGB XI | Landesverbände der Pflegekassen | Pflegesachleistungen: körperbezogene Pflege, Betreuung, Hilfe im Haushalt |
| § 132a SGB V | Krankenkassen, meist Rahmenvertrag auf Landesebene | häusliche Krankenpflege, etwa Verbandswechsel oder Medikamentengabe nach Verordnung |
Ablauf und Unterlagen unterscheiden sich je nach Bundesland. Die Landesverbände der Kassen stellen Merkblätter bereit.
Für die Abrechnung brauchst du außerdem ein Institutionskennzeichen. Du beantragst es kostenlos bei der ARGE IK. Wie das geht, steht unter IK-Nummer beantragen.
Wer darf die Pflegedienstleitung übernehmen?
Die Leitung übernimmt eine verantwortliche Pflegefachkraft nach § 71 SGB XI. Diese Fachkraft braucht eine abgeschlossene Pflegeausbildung, zwei Jahre Berufserfahrung innerhalb der letzten acht Jahre und eine Weiterbildung für Leitungsaufgaben, die 460 Stunden nicht unterschreiten soll. Hast du diese Qualifikation nicht selbst, stellst du jemanden ein, der sie mitbringt.
| Voraussetzung | Anforderung nach § 71 Abs. 3 SGB XI |
|---|---|
| Ausbildung | Pflegefachfrau oder Pflegefachmann, Gesundheits- und (Kinder-)Krankenpflege oder Altenpflege |
| Berufserfahrung | zwei Jahre im erlernten Beruf innerhalb der letzten acht Jahre |
| Weiterbildung | Leitungsweiterbildung, in der Regel mindestens 460 Stunden |
Plan B für die Leitung
Was musst du beim Personal und bei der Bezahlung beachten?
Seit dem 01.09.2022 schließen die Pflegekassen Versorgungsverträge nur noch mit Diensten, die ihre Pflege- und Betreuungskräfte nach Tarif oder in vergleichbarer Höhe bezahlen. Diese Löhne gehören von Anfang an in deinen Finanzplan. Mindestens genauso wichtig ist die Frage, wie du genug Fachkräfte findest, denn sie entscheidet über dein Wachstum.
- Lohnniveau früh festlegen: Tarifvertrag anwenden oder an einem regional üblichen Tarif orientieren.
- Startteam planen: verantwortliche Pflegefachkraft, Stellvertretung und genug Fachkräfte für die ersten Touren.
- Mitarbeitende gewinnen: verlässliche Dienstpläne, faire Touren und Empfehlungen aus dem Team wirken oft stärker als Anzeigen.
Du bekommst die Kosten über die Vergütung der Kassen nur zurück, wenn deine Touren gut ausgelastet sind. Rechne das für die ersten Monate realistisch durch. Was gilt, wenn Pflegekräfte als Selbstständige für dich arbeiten wollen, steht unter Freiberufliche Pflegekraft.
Wie prüft der Medizinische Dienst deinen Pflegedienst?
Mit dem Versorgungsvertrag verpflichtest du dich zu einem internen Qualitätsmanagement und zu regelmäßigen Qualitätsprüfungen. Diese führt der Medizinische Dienst durch, früher MDK genannt. Geprüft werden unter anderem Pflegedokumentation, Hygiene, Qualifikation des Personals und die Versorgung bei den Pflegebedürftigen zuhause. Gute Dokumentation von Anfang an spart dir später Stress.
- Pflegedokumentation und Pflegeplanung für jeden Kunden
- Hygieneplan und Notfallregelungen
- Nachweise über Ausbildung und Fortbildung des Personals
- Dienst- und Tourenpläne, aus denen die Versorgung nachvollziehbar wird
Welche Steuern und Pflichtmitgliedschaften betreffen einen Pflegedienst?
Ein ambulanter Pflegedienst ist in der Regel ein Gewerbe, das du beim Gewerbeamt anmeldest. Pflegeleistungen sind meist von der Umsatzsteuer befreit. Von der Gewerbesteuer kann dein Dienst befreit sein, wenn in mindestens 40 Prozent der Fälle die Kosten überwiegend von Sozialversicherung oder Sozialhilfe getragen werden. Davon hängt auch ab, ob du IHK-Mitglied wirst.
| Thema | Regel |
|---|---|
| Gewerbeanmeldung | beim Gewerbeamt, danach Fragebogen zur steuerlichen Erfassung innerhalb eines Monats über ELSTER |
| Umsatzsteuer | Pflegeleistungen in der Regel befreit nach § 4 Nr. 16 UStG |
| Gewerbesteuer | Befreiung nach § 3 Nr. 20 Buchst. d GewStG möglich, die 40-Prozent-Quote gilt für jedes Jahr neu |
| IHK | Pflichtmitglied, wenn du zur Gewerbesteuer veranlagt wirst; bei voller Befreiung in der Regel nicht |
| Berufsgenossenschaft | Anmeldung bei der BGW innerhalb einer Woche |
| Abrechnung | Institutionskennzeichen bei der ARGE IK, kostenlos |
Die Einordnung im Einzelfall klärst du mit Steuerberatung und Finanzamt.
Was kostet die Gründung eines Pflegedienstes?
Rechne grob mit 70.000 bis 150.000 Euro für die ersten Monate. Der größte Posten ist die Reserve für Gehälter und laufende Kosten, bis die Kassen zahlen. Zwischen erbrachter Leistung und Zahlungseingang vergehen oft mehrere Wochen. Büro, Software, Fahrzeuge und Werbung für Personal kommen dazu. Wer das unterschätzt, gerät trotz voller Touren in Engpässe.
| Kostenposition | Betrag |
|---|---|
| Gewerbeanmeldung und Formalitäten | 100 – 500 € |
| Leitungsweiterbildung, falls noch nicht vorhanden | rund 3.000 – 4.000 € |
| Büro, IT und Pflegesoftware | 3.000 – 8.000 € |
| Kaution für Büroräume | 1.000 – 3.000 € |
| Pflegehilfsmittel und Erstausstattung | 3.000 – 8.000 € |
| Fahrzeuge: Kauf oder Leasing-Anzahlungen | 10.000 – 30.000 € |
| Website und Personalgewinnung | 2.000 – 5.000 € |
| Reserve für Gehälter und laufende Kosten | 50.000 – 90.000 € |
| Gesamt | grob 70.000 – 150.000 € |
Grobe Richtwerte, abhängig von Region, Teamgröße und Fahrzeugen. Gründungsratgeber nennen ähnliche Spannen.
Wie du Einnahmen und Ausgaben Monat für Monat planst, zeigt der Finanzplan.
Solltest du neu gründen oder einen Pflegedienst übernehmen?
Beides kann sinnvoll sein. Bei einer Neugründung baust du alles nach deinen Vorstellungen auf, brauchst aber Zeit für Zulassung, Personal und Kunden. Bei einer Übernahme sind Team, Kunden und Verträge oft schon da. Dafür zahlst du einen Kaufpreis und übernimmst bestehende Strukturen, deren Qualität du vorher genau prüfen musst.
Neugründung
- eigenes Konzept und eigene Kultur
- kein Kaufpreis
- freie Wahl von Standort und Schwerpunkt
Was dabei schwerer ist
- Monate bis zum ersten Umsatz
- Team muss erst gefunden werden
- Kunden kommen erst nach und nach
Was du bei einer Übernahme prüfen solltest, steht unter Pflegedienst übernehmen. Willst du Pflegebedürftige tagsüber in eigenen Räumen betreuen, passt eher der Leitfaden Tagespflege eröffnen. Wie ambulant versorgte Wohngemeinschaften entstehen, zeigt Senioren-WG gründen.
In welchen Schritten gründest du einen Pflegedienst?
Die Reihenfolge ist entscheidend. Zuerst kommen Konzept, Finanzplan und die verantwortliche Pflegefachkraft, denn ohne sie gibt es keinen Vertrag. Danach folgen Räume, Anmeldungen und die Anträge bei den Kassen. Wer den Gründungszuschuss nutzen will, stellt den Antrag, bevor er die Selbstständigkeit aufnimmt, sonst kann der Anspruch verloren gehen.
- 1
Konzept und Businessplan
Einzugsgebiet, Leistungen, Personal und Finanzplan festlegen. Hilfe dazu unter Businessplan erstellen. - 2
Leitung und Team sichern
Verantwortliche Pflegefachkraft und Stellvertretung verbindlich gewinnen. - 3
Räume, Software, Fahrzeuge
Büro mit abschließbarer Aktenablage, Pflegesoftware und Fahrzeuge organisieren. - 4
Anmelden
Gewerbe, Finanzamt, BGW und Institutionskennzeichen. - 5
Verträge mit den Kassen
Unterlagen für § 72 SGB XI und § 132a SGB V bei den Landesverbänden einreichen.
Aus meiner Praxis
– Maximilian Rothenberger, IHK-zertifizierter Gründungsberater
Welche Förderung kommt für deine Gründung infrage?
Welche Förderung passt, hängt vor allem davon ab, ob du arbeitsuchend gemeldet bist, Arbeitslosengeld beziehst und was du investieren musst. Über jeden Antrag entscheidet die zuständige Stelle im Einzelfall.
Welche Förderung passt zu dir?Der Gründungsnavigator zeigt es dir in 2 Minuten, kostenlos und ohne Anmeldung.AVGS-Gründungscoaching
Wenn du arbeitsuchend oder arbeitslos gemeldet bist, kann die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter einen Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein ausstellen. Mit bewilligtem Gutschein ist das Gründungscoaching für dich kostenfrei.
AVGS-GründercoachingGründungszuschuss
Beziehst du Arbeitslosengeld I und hast bei der Gründung noch mindestens 150 Tage Anspruch, kannst du den Gründungszuschuss beantragen. Er ist eine Ermessensleistung und setzt Businessplan und Tragfähigkeitsbescheinigung voraus.
GründungszuschussFörderkredite
Für Investitionen und Betriebsmittel gibt es zinsgünstige Kredite, etwa den ERP-Gründerkredit der KfW über deine Hausbank. Eine Bank erwartet dafür einen schlüssigen Businessplan mit Finanzplan.
KfW-GründerkreditFür Fahrzeuge, Büro und die Anlaufphase kommt der ERP-Gründerkredit StartGeld der KfW infrage. Er finanziert laut KfW bis zu 200.000 Euro, Eigenkapital ist dafür nicht erforderlich (Stand Februar 2026). Daneben haben die Förderbanken der Länder eigene Gründungskredite, die deine Hausbank beantragt.
Für eine Bank zählt vor allem, ob dein Liquiditätsplan die Zeit bis zu den ersten Zahlungen der Kassen sauber abbildet.
Wie läuft das Gründungscoaching mit mir ab?
- 1
Kostenloser Gründungscheck
In 10 Minuten siehst du, wo du stehst und welcher nächste Schritt für dich sinnvoll ist.
- 2
Förderung klären
Ich sage dir, ob ein AVGS infrage kommt und wie du ihn bei Agentur für Arbeit oder Jobcenter ansprichst.
- 3
Gemeinsam ausarbeiten
Geschäftsmodell, Businessplan und Finanzplan, online oder vor Ort, in deinem Tempo.
- 4
Sicher starten
Du hast vollständige Unterlagen für Bank und Agentur für Arbeit und einen klaren Plan für die ersten Monate.
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Häufige Fragen: Pflegedienst gründen
Kann ich als Quereinsteiger einen Pflegedienst gründen?
Ja. Du kannst Inhaber und Geschäftsführer sein und die kaufmännische Leitung übernehmen. Für die Zulassung brauchst du dann eine angestellte verantwortliche Pflegefachkraft, die alle Voraussetzungen erfüllt. Such sie früh, denn ohne sie gibt es keinen Versorgungsvertrag.
Wie lange dauert es, bis ein Pflegedienst starten kann?
Rechne grob mit sechs bis neun Monaten von der Idee bis zum ersten Kunden. Die meiste Zeit kosten Personalsuche, Räume und das Zulassungsverfahren bei den Kassen. Vollständige Unterlagen beschleunigen das Verfahren deutlich.
Darf ich vor dem Versorgungsvertrag schon Kunden versorgen?
Leistungen, die Kunden selbst bezahlen, sind auch ohne Vertrag möglich. Mit den Pflege- und Krankenkassen abrechnen kannst du aber erst, wenn die Verträge stehen. Für die meisten Pflegedienste beginnt das eigentliche Geschäft deshalb erst danach.
Brauche ich eigene Fahrzeuge für einen Pflegedienst?
In der Regel ja, denn deine Mitarbeitenden fahren täglich viele Touren. Viele Dienste leasen Kleinwagen, das schont die Liquidität. Alternativ nutzen Mitarbeitende ihr eigenes Auto gegen Kilometergeld, das ist aber schwerer zu planen.
Was ist der Unterschied zwischen Pflegedienst und Betreuungsdienst?
Ein ambulanter Pflegedienst erbringt Pflege und, mit Vertrag nach SGB V, ärztlich verordnete Behandlungspflege. Ein ambulanter Betreuungsdienst bietet vor allem Betreuung und Hilfe im Haushalt und hat geringere Anforderungen an die Leitung. Was zu dir passt, hängt von deiner Qualifikation und deinem Team ab.
Wie viel kann ich mit einem Pflegedienst verdienen?
Das hängt vor allem von Auslastung, Tourenplanung und Personalkosten ab, die den größten Teil der Ausgaben ausmachen. In den ersten Monaten schreiben viele Dienste Verluste, bis genug Kunden und Mitarbeitende da sind. Eine ehrliche Planung rechnet deshalb mit einer Anlaufphase.
Über den Autor
IHK-zertifizierter Gründungsberater · B.Sc. Wirtschaftspsychologie
Seit 2021 habe ich rund 50 Gründungsvorhaben begleitet, als Dozent und Coach seit 2016 über 10.000 Menschen unterrichtet und gecoacht. Ich kenne Gründung mit ihren Höhen und Rückschlägen aus eigener Erfahrung, und genau das fließt in jede Beratung ein.
Inhalt geprüft am 2.10.2026
Du willst deinen eigenen Pflegedienst gründen?
In 10 Minuten bekommst du Klarheit, wo du stehst und was bei Businessplan, Finanzierung und Förderung als Nächstes sinnvoll ist. Danach weißt du, ob und wie ich dich begleiten kann.
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Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Rechts‑, Steuer‑ oder Finanzberatung. FoundingFits bietet keine Rechtsberatung oder Steuerberatung an. Für verbindliche Auskünfte wende dich bitte an eine Steuerberatung, eine Anwaltskanzlei oder eine andere zuständige Beratungsstelle. Alle Angaben ohne Gewähr.