Rechnung schreiben: Pflichtangaben, Aufbau & Muster
Von Maximilian Rothenberger, IHK-zertifizierter Gründungsberater · geprüft am 2.10.2026
Du hast die Arbeit gemacht, jetzt soll das Geld kommen. Mit vollständigen Angaben zahlt dein Kunde ohne Rückfragen und deine Buchhaltung bleibt sauber.
- Unsicher bei den Pflichtangaben? Die Liste ist kurz. Einmal als Vorlage angelegt, passt sie jedes Mal.
- Kleinunternehmer? Du brauchst weniger Angaben, aber einen Hinweis auf die Steuerbefreiung.
- Angst vor der E-Rechnung? Empfangen musst du sie schon. Versenden wird für die meisten erst 2028 Pflicht.
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Kurz gesagt
Eine Rechnung an Unternehmen muss nach § 14 Abs. 4 UStG unter anderem Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Art und Menge der Leistung, Leistungszeitpunkt, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag enthalten. Für Beträge bis 250 Euro und für Kleinunternehmer gelten vereinfachte Regeln. E-Rechnungen musst du seit 2025 empfangen können, das Versenden wird ab 2027 schrittweise Pflicht.
Pflichtangaben
Rund zehn Angaben nach § 14 UStG. Fehlt eine, ist der Vorsteuerabzug deines Kunden gefährdet.
Kleinunternehmer
Seit 2025 reichen weniger Angaben. Pflicht ist der Hinweis, dass die Steuerbefreiung gilt.
E-Rechnung
Empfang seit 2025 Pflicht. Versand an Unternehmen ab 2027 oder 2028, je nach Umsatz.
Zeitpunkt
An Unternehmen musst du innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung abrechnen.
Was muss auf einer Rechnung stehen?
Auf einer Rechnung an Unternehmen müssen nach § 14 Abs. 4 UStG Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Datum, fortlaufende Nummer, Leistung, Leistungszeitpunkt, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag stehen. Fehlt eine Angabe, riskiert dein Kunde seinen Vorsteuerabzug, bis du die Rechnung berichtigst. Lege dir deshalb einmal eine vollständige Vorlage an.
| Pflichtangabe | Worauf du achtest |
|---|---|
| Name und Anschrift von dir und deinem Kunden | vollständig, bei Firmen mit Rechtsform |
| Steuernummer oder USt-IdNr. | deine eigene, vom Finanzamt oder Bundeszentralamt für Steuern |
| Ausstellungsdatum | Datum, an dem du die Rechnung schreibst |
| Rechnungsnummer | fortlaufend und nur einmal vergeben |
| Menge und Art der Leistung | so genau, dass die Leistung eindeutig erkennbar ist |
| Zeitpunkt der Leistung | Liefertag oder Leistungszeitraum, auch wenn er dem Rechnungsdatum entspricht |
| Nettobetrag | nach Steuersätzen getrennt, vereinbarte Rabatte oder Skonto vorab genannt |
| Steuersatz und Steuerbetrag | zum Beispiel 19 % oder 7 %, oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung |
Weitere Angaben in Sonderfällen, etwa der Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers oder das Wort „Gutschrift“.
Wie schreibt man eine Rechnung?
Eine Rechnung schreibst du von oben nach unten: Absender, Empfänger, Rechnungsnummer und Daten, Positionen, Summen und Zahlungsbedingungen. Diese Reihenfolge ist nicht vorgeschrieben, aber üblich. So kann dein Kunde schnell prüfen und bezahlen, und du vergisst nichts. Am einfachsten geht das mit einer Vorlage oder einem Rechnungsprogramm.
- 1
Kopf
Dein Name oder Firmenname, Anschrift und Kontaktdaten. - 2
Empfänger
Vollständiger Name und Anschrift deines Kunden. - 3
Rechnungsdaten
Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Leistungsdatum oder Leistungszeitraum. - 4
Positionen
Leistung, Menge oder Stunden, Einzelpreis und Gesamtpreis je Position. Am einfachsten übernimmst du sie aus deinem Angebot, siehe Angebot schreiben. - 5
Summen
Nettobetrag, Steuersatz, Umsatzsteuer und Bruttobetrag. Als Kleinunternehmer stattdessen der Hinweis auf die Steuerbefreiung. - 6
Zahlung
Zahlungsziel, etwa „zahlbar innerhalb von 14 Tagen“, und deine Bankverbindung. - 7
Fußzeile
Steuernummer oder USt-IdNr., falls nicht schon oben genannt.
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Was gilt für Rechnungen als Kleinunternehmer?
Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus. Seit 2025 gelten für dich nach § 34a UStDV vereinfachte Rechnungsregeln. Du brauchst unter anderem keine Rechnungsnummer und keinen Leistungszeitpunkt, musst aber klar darauf hinweisen, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. Eine Nummer ist für deine Buchhaltung trotzdem sinnvoll.
Pflicht als Kleinunternehmer
- Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
- Steuernummer oder USt-IdNr.
- Ausstellungsdatum
- Menge und Art der Leistung
- Gesamtbetrag
- Hinweis, zum Beispiel „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Nicht nötig oder nicht erlaubt
- Umsatzsteuer ausweisen (nicht erlaubt)
- Steuersatz und Steuerbetrag
- Rechnungsnummer (aber empfehlenswert)
- Leistungszeitpunkt (aber empfehlenswert)
- E-Rechnung versenden
Ausgewiesene Steuer wird geschuldet
Welche Sonderfälle solltest du kennen?
Neben der normalen Rechnung gibt es einige Fälle mit eigenen Regeln. Am häufigsten sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen bei größeren Aufträgen und Rechnungen an Kunden im EU-Ausland. Prüfe bei Auslandskunden und Bauleistungen immer, wer die Umsatzsteuer schuldet, denn dann kann die Steuerschuld auf den Kunden übergehen.
Kleinbetragsrechnung bis 250 €
Anzahlung und Abschlag
Kunden im EU-Ausland
Bauleistungen
Was ändert sich durch die E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, den Software automatisch auslesen kann, etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Ein normales PDF zählt nicht dazu. Seit Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Für den Versand gelten Übergangsfristen, die vom Umsatz im Vorjahr abhängen.
| Zeitraum | Was gilt bei Rechnungen an Unternehmen |
|---|---|
| seit 1. Januar 2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und archivieren können. |
| bis Ende 2026 | Papier ist weiter erlaubt, ein PDF nur mit Zustimmung des Empfängers. |
| 2027 | E-Rechnung Pflicht, wenn dein Umsatz im Vorjahr über 800.000 € lag. Sonst gilt die Übergangsregel weiter. |
| ab 1. Januar 2028 | E-Rechnung Pflicht für alle Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. |
Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern. Rechnungen an Privatkunden betrifft die Pflicht nicht.
Eine einfache E-Mail-Adresse reicht für den Empfang aus. Damit du E-Rechnungen lesen und richtig archivieren kannst, brauchst du aber ein passendes Programm. Fristen, Formate und Ausnahmen im Detail erklärt E-Rechnung Pflicht.
Wann musst du eine Rechnung schreiben und wann muss gezahlt werden?
Für Leistungen an andere Unternehmen musst du nach § 14 Abs. 2 UStG innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen. Bei Privatkunden besteht diese Pflicht nur bei Leistungen rund um ein Grundstück. Praktisch gilt: Rechne so schnell wie möglich ab. Jeder Tag Verzögerung verschiebt deinen Zahlungseingang nach hinten.
Ohne vereinbartes Zahlungsziel ist eine Rechnung grundsätzlich sofort fällig. Zahlt dein Kunde nicht, gerät er nach § 286 Abs. 3 BGB spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug. Bei Privatkunden gilt das nur, wenn du auf diese Folge in der Rechnung hinweist.
Gut zu wissen
Wie korrigierst du eine fehlerhafte Rechnung?
Eine verschickte Rechnung änderst du nicht einfach in der Datei. Du stornierst sie mit einer Stornorechnung, die sich auf Nummer und Datum der ursprünglichen Rechnung bezieht, und stellst danach eine neue, korrekte Rechnung mit neuer Nummer aus. Kleine Fehler kannst du auch mit einem Korrekturdokument berichtigen, das eindeutig auf die Originalrechnung verweist.
- 1
Stornorechnung
Neue Nummer, Verweis auf die Originalrechnung, alle Beträge mit negativem Vorzeichen. - 2
Neue Rechnung
Mit neuer fortlaufender Nummer und den richtigen Angaben. - 3
Beides aufbewahren
Original, Storno und neue Rechnung bleiben in deiner Buchhaltung. So bleibt jeder Schritt nachvollziehbar.
Reicht Word oder brauchst du ein Rechnungsprogramm?
Für Rechnungen auf Papier oder als PDF ist Word oder Excel nicht verboten. Du musst die verschickte Fassung aber unverändert archivieren und deine Nummern selbst sauber führen. Spätestens wenn du E-Rechnungen an Unternehmen schicken musst, kommst du mit einer Textverarbeitung nicht mehr weiter. Dann hilft ein Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm.
Welche Programmtypen es gibt und worauf du bei der Auswahl achtest, steht unter Buchhaltungssoftware für Selbstständige. Wie deine Rechnungen später in die Gewinnermittlung einfließen, erklärt die Einnahmenüberschussrechnung.
Aus meiner Praxis
– Maximilian Rothenberger, IHK-zertifizierter Gründungsberater
Welche Förderung kommt für deine Gründung infrage?
Welche Förderung passt, hängt vor allem davon ab, ob du arbeitsuchend gemeldet bist, Arbeitslosengeld beziehst und was du investieren musst. Über jeden Antrag entscheidet die zuständige Stelle im Einzelfall.
Welche Förderung passt zu dir?Der Gründungsnavigator zeigt es dir in 2 Minuten, kostenlos und ohne Anmeldung.AVGS-Gründungscoaching
Wenn du arbeitsuchend oder arbeitslos gemeldet bist, kann die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter einen Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein ausstellen. Mit bewilligtem Gutschein ist das Gründungscoaching für dich kostenfrei.
AVGS-GründercoachingGründungszuschuss
Beziehst du Arbeitslosengeld I und hast bei der Gründung noch mindestens 150 Tage Anspruch, kannst du den Gründungszuschuss beantragen. Er ist eine Ermessensleistung und setzt Businessplan und Tragfähigkeitsbescheinigung voraus.
GründungszuschussFörderkredite
Für Investitionen und Betriebsmittel gibt es zinsgünstige Kredite, etwa den ERP-Gründerkredit der KfW über deine Hausbank. Eine Bank erwartet dafür einen schlüssigen Businessplan mit Finanzplan.
KfW-GründerkreditWie läuft das Gründungscoaching mit mir ab?
- 1
Kostenloser Gründungscheck
In 10 Minuten siehst du, wo du stehst und welcher nächste Schritt für dich sinnvoll ist.
- 2
Förderung klären
Ich sage dir, ob ein AVGS infrage kommt und wie du ihn bei Agentur für Arbeit oder Jobcenter ansprichst.
- 3
Gemeinsam ausarbeiten
Geschäftsmodell, Businessplan und Finanzplan, online oder vor Ort, in deinem Tempo.
- 4
Sicher starten
Du hast vollständige Unterlagen für Bank und Agentur für Arbeit und einen klaren Plan für die ersten Monate.
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Häufige Fragen: Rechnung schreiben
Brauche ich eine Steuernummer, bevor ich die erste Rechnung schreibe?
Auf die Rechnung gehört deine Steuernummer oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Beides bekommst du erst, nachdem du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung über ELSTER eingereicht hast. Reiche ihn deshalb früh ein, am besten vor dem ersten Auftrag.
Darf ich ohne Gewerbeanmeldung Rechnungen schreiben?
Als Freiberufler ja, denn du brauchst gar keine Gewerbeanmeldung, sondern meldest dich nur beim Finanzamt an. Als Gewerbetreibender musst du das Gewerbe vor dem Start anmelden. Für einen einmaligen privaten Verkauf darfst du einen Beleg ausstellen, aber keine Umsatzsteuer ausweisen.
Muss die Rechnungsnummer bei 1 beginnen?
Nein. Die Nummer muss nur einmalig sein und einer fortlaufenden Logik folgen. Viele nutzen ein Muster aus Jahr und laufender Nummer, etwa 2026-001. Mehrere getrennte Nummernkreise, zum Beispiel pro Geschäftsbereich, sind erlaubt.
Darf ich Rechnungen als PDF per E-Mail verschicken?
An Privatkunden ja, wenn sie einverstanden sind. Das geschieht oft stillschweigend, etwa wenn sie die Rechnung per E-Mail annehmen. An Unternehmen geht das während der Übergangszeit nur mit Zustimmung des Empfängers, danach brauchst du dort eine E-Rechnung. Als Kleinunternehmer darfst du weiter Papier oder, mit Einverständnis des Empfängers, PDF nutzen.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Ausgangs- und Eingangsrechnungen bewahrst du seit 2025 in der Regel acht Jahre auf. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Elektronische Rechnungen archivierst du elektronisch, ein Ausdruck reicht nicht.
Was ist der Unterschied zwischen Rechnung und Quittung?
Mit der Rechnung forderst du die Zahlung für eine Leistung. Die Quittung bestätigt, dass du das Geld erhalten hast, meist bei Barzahlung. Eine Rechnung mit dem Vermerk „Betrag bar erhalten“ kann beides zugleich sein.
Was mache ich, wenn ein Kunde nicht zahlt?
Schick zuerst eine freundliche Zahlungserinnerung, danach eine Mahnung mit neuer Frist. Bleibt das ohne Erfolg, kannst du ein gerichtliches Mahnverfahren beantragen oder ein Inkassobüro beauftragen. Bei größeren Beträgen hilft eine anwaltliche Beratung.
Über den Autor
IHK-zertifizierter Gründungsberater · B.Sc. Wirtschaftspsychologie
Seit 2021 habe ich rund 50 Gründungsvorhaben begleitet, als Dozent und Coach seit 2016 über 10.000 Menschen unterrichtet und gecoacht. Ich kenne Gründung mit ihren Höhen und Rückschlägen aus eigener Erfahrung, und genau das fließt in jede Beratung ein.
Inhalt geprüft am 2.10.2026
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Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Rechts‑, Steuer‑ oder Finanzberatung. FoundingFits bietet keine Rechtsberatung oder Steuerberatung an. Für verbindliche Auskünfte wende dich bitte an eine Steuerberatung, eine Anwaltskanzlei oder eine andere zuständige Beratungsstelle. Alle Angaben ohne Gewähr.