Betriebsausgaben absetzen:Was zählt und was nicht
Jeder Euro, den du für dein Business ausgibst, kann deinen Gewinn senken. Mit klaren Regeln setzt du ab, was dir zusteht, und belegst es sauber.
- Unsicher, was absetzbar ist? Entscheidend ist der betriebliche Anlass, nicht die Art der Ausgabe.
- Kosten schon vor der Gründung? Die zählen in der Regel als vorweggenommene Betriebsausgaben.
- Angst vor Fehlern? Beleg plus kurze Notiz zum Zweck helfen bei jeder Rückfrage.
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Kurz gesagt
Betriebsausgaben absetzen heißt: Kosten, die durch deinen Betrieb veranlasst sind, mindern deinen Gewinn und damit die Einkommensteuer und gegebenenfalls die Gewerbesteuer. Dazu zählen Material, Software, Miete, Fahrten und Beratung, auch schon vor der Gründung. Für manche Kosten gelten Grenzen: Bewirtung zu 70 Prozent, Geschenke bis 50 Euro pro Person und Jahr, Homeoffice mit 6 Euro pro Tag, höchstens 1.260 Euro.
Betrieblich veranlasst
Abziehbar ist, was durch deinen Betrieb veranlasst ist. Ein Beleg gehört immer dazu.
Auch vor dem Start
Kosten der Gründungsvorbereitung zählen in der Regel als vorweggenommene Betriebsausgaben.
Bewirtung 70 Prozent
Geschäftsessen sind zu 70 Prozent abziehbar, mit Angaben zu Anlass und Teilnehmern.
Geschenke bis 50 Euro
Pro Empfänger und Jahr. Darüber ist das ganze Geschenk nicht abziehbar.
Was zählt als Betriebsausgabe?
Betriebsausgaben sind nach § 4 Abs. 4 EStG alle Aufwendungen, die durch deinen Betrieb veranlasst sind. Ob eine Ausgabe nötig oder klug war, prüft das Finanzamt grundsätzlich nicht. Wichtig sind der betriebliche Anlass und ein Beleg. Kosten der privaten Lebensführung bleiben außen vor, auch wenn sie dir beruflich nützen.
| Bereich | Beispiele | Hinweis |
|---|---|---|
| Waren und Material | Wareneinkauf, Verbrauchsmaterial, Verpackung | sofort abziehbar |
| Arbeitsmittel | Laptop, Werkzeug, Büromöbel | über 800 € netto meist über die Abschreibung |
| Räume | Büromiete, Werkstatt, Nebenkosten | Arbeitsplatz zu Hause mit Sonderregeln |
| Kommunikation und Software | Telefon, Internet, Programme, Website | bei privater Mitnutzung nur anteilig |
| Werbung | Anzeigen, Flyer, Visitenkarten, Messestand | voll abziehbar |
| Beratung und Gebühren | Steuerberatung, Kammerbeitrag, Gewerbeanmeldung, Kontoführung | betrieblicher Anteil |
| Betriebliche Versicherungen | Betriebshaftpflicht, Berufshaftpflicht, Inventar | private Vorsorge zählt nicht |
| Fortbildung | Kurse, Fachbücher, Fachzeitschriften | mit Bezug zu deiner Tätigkeit |
| Fahrten und Reisen | Kundentermine, Messen, Dienstreisen | Pauschalen siehe unten |
Stand Oktober 2026. Allgemeine Beispiele; ob eine Ausgabe in deinem Fall abziehbar ist, klärst du im Zweifel mit einer Steuerberatung.
Wie die Ausgaben in deine Gewinnermittlung einfließen, zeigt die Seite Einnahmenüberschussrechnung.
Kannst du Kosten vor der Gründung absetzen?
Ja, in der Regel. Ausgaben, die klar mit der geplanten Selbstständigkeit zusammenhängen, sind vorweggenommene Betriebsausgaben, auch ohne Umsatz. Typisch sind Fachliteratur, Seminare, Beratung, Laptop, Gewerbeanmeldung oder Fahrten zu Bank und Behörden. Im Startjahr entsteht so oft ein Verlust, der mit anderen Einkünften verrechnet werden kann.
- Sammle Belege ab dem ersten Tag der Vorbereitung, nicht erst ab der Gewerbeanmeldung.
- Notiere auf jedem Beleg kurz, wofür die Ausgabe war.
- Bist du nicht Kleinunternehmer, kannst du in der Regel auch die Vorsteuer aus diesen Rechnungen geltend machen.
- Kommt die Gründung nicht zustande, können die Kosten unter Umständen trotzdem abziehbar sein.
Mit welchen Gründungskosten du rechnen musst, steht unter Was kostet es, eine Firma zu gründen?
Was gilt für Dinge, die du auch privat nutzt?
Nutzt du etwas betrieblich und privat, setzt du in der Regel nur den betrieblichen Anteil ab. Das betrifft etwa Handy, Internet, Laptop oder Auto. Den Anteil schätzt du nachvollziehbar, zum Beispiel über eine Aufzeichnung für einige Wochen. Beim Auto entscheidet der betriebliche Anteil zusätzlich darüber, wie du die Privatnutzung versteuerst.
| Betriebliche Nutzung des Autos | Zuordnung | Folge |
|---|---|---|
| über 50 % | Betriebsvermögen | alle Kosten sind Betriebsausgaben; Privatnutzung per 1-%-Regel oder Fahrtenbuch versteuern |
| 10 bis 50 % | Betriebs- oder Privatvermögen, nach Wahl | Privatanteil nach den tatsächlichen Kosten, 1-%-Regel nicht möglich |
| unter 10 % | Privatvermögen | betriebliche Fahrten pauschal mit 0,30 € je Kilometer absetzen |
Stand Oktober 2026, § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG. Für Elektro- und Hybridfahrzeuge gelten bei der Privatnutzung niedrigere Werte.
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Wie setzt du Geschäftsessen und Geschenke ab?
Bewirtest du Kunden oder Geschäftspartner aus geschäftlichem Anlass, sind 70 Prozent der angemessenen Kosten abziehbar, die Vorsteuer bekommst du in der Regel voll zurück. Geschenke an Kunden sind abziehbar, wenn sie pro Empfänger und Jahr höchstens 50 Euro kosten. Beides zeichnest du getrennt von anderen Betriebsausgaben auf.
| Punkt | Bewirtung | Geschenke |
|---|---|---|
| Abziehbar | 70 % der angemessenen Kosten | voll, wenn höchstens 50 € pro Empfänger und Jahr |
| Grenze | keine feste Betragsgrenze, aber angemessen | über 50 € ist das ganze Geschenk nicht abziehbar |
| Nachweis | Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe schriftlich | Name des Empfängers notieren |
| Aufzeichnung | getrennt von anderen Ausgaben | getrennt von anderen Ausgaben |
§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 und 2, Abs. 7 EStG, Stand Oktober 2026 (lxgesetze.de). Die 50-Euro-Grenze gilt seit 2024, vorher 35 Euro. Bei Vorsteuerabzug zählt der Nettobetrag.
Geschenke und Feiern für eigene Mitarbeiter folgen anderen Regeln. Die 50-Euro-Grenze betrifft nur Geschenke an Personen, die nicht bei dir angestellt sind.
Kannst du dein Homeoffice absetzen?
Ja, auf zwei Wegen. Ohne eigenes Arbeitszimmer gibt es die Tagespauschale von 6 Euro für jeden Tag, an dem du überwiegend zu Hause arbeitest, höchstens 1.260 Euro im Jahr. Ist ein abgeschlossenes Arbeitszimmer der Mittelpunkt deiner gesamten Tätigkeit, setzt du die tatsächlichen Kosten oder pauschal 1.260 Euro im Jahr ab.
Tagespauschale
- 6 € je Arbeitstag zu Hause
- höchstens 1.260 € im Jahr
- kein eigenes Zimmer nötig, die Arbeitsecke reicht
- nicht zusätzlich zum Arbeitszimmer
Häusliches Arbeitszimmer
- eigener, abgeschlossener Raum, fast nur betrieblich genutzt
- Mittelpunkt deiner gesamten Tätigkeit
- tatsächliche Kosten oder Jahrespauschale 1.260 €
- anteilig Miete, Nebenkosten, Strom, Reinigung
Arbeitsmittel wie Schreibtisch, Stuhl oder Computer setzt du unabhängig davon ab, ob du die Pauschale oder ein Arbeitszimmer nutzt.
Wie setzt du Fahrtkosten ab?
Fahrten zu Kunden, Lieferanten oder Schulungen sind betriebliche Fahrten. Mit dem privaten Auto setzt du dafür pauschal 30 Cent je gefahrenem Kilometer ab oder die nachgewiesenen tatsächlichen Kosten. Für den Weg von der Wohnung zu deiner Betriebsstätte, etwa dem Büro, gilt die Entfernungspauschale, seit 2026 einheitlich 38 Cent je Entfernungskilometer.
| Fahrt oder Kosten | Absetzbar (privates Auto) |
|---|---|
| Kundentermin, Messe, Dienstreise | 0,30 € je gefahrenem Kilometer oder tatsächliche Kosten anteilig |
| Wohnung zur Betriebsstätte | 0,38 € je Entfernungskilometer, nur einfache Strecke pro Tag |
| Bahn, Taxi, Flug, Parken | tatsächliche Kosten laut Beleg |
| Verpflegung auf Reisen im Inland | 14 € bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit, 28 € für volle Tage |
| Übernachtung | tatsächliche Kosten laut Rechnung, ohne Frühstück |
Stand Oktober 2026. Entfernungspauschale nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG seit 01.01.2026 ab dem ersten Kilometer (steuertipps.de); Verpflegungspauschalen nach § 9 Abs. 4a EStG (steuerschroeder.de).
Notiere für jede betriebliche Fahrt Datum, Ziel, Anlass und Kilometer. So kannst du die Fahrten bei Rückfragen belegen. Wie du Belege ordnest und aufbewahrst, steht unter Buchhaltung für Selbstständige.
Was gilt für teure Anschaffungen?
Anschaffungen, die du länger als ein Jahr nutzt, setzt du ab einem Nettopreis über 800 Euro in der Regel nicht sofort ab, sondern verteilt über die Nutzungsdauer. Bis 800 Euro netto darfst du sie als geringwertiges Wirtschaftsgut sofort abziehen. Für Computer und Software darfst du eine Nutzungsdauer von einem Jahr ansetzen.
Bis 800 Euro netto
Über 800 Euro netto
Wie AfA, GWG und Sammelposten funktionieren, erklärt Abschreibung für Selbstständige. Wie Abschreibungen im Gründungsplan aussehen, zeigt der Investitionsplan. Was die Ausgaben am Ende an Steuer sparen, hängt von deinem Steuersatz ab, siehe Steuern für Selbstständige.
Aus meiner Praxis
– Maximilian Rothenberger, IHK-zertifizierter Gründungsberater
Welche Förderung kommt für deine Gründung infrage?
Welche Förderung passt, hängt vor allem davon ab, ob du arbeitsuchend gemeldet bist, Arbeitslosengeld beziehst und was du investieren musst. Über jeden Antrag entscheidet die zuständige Stelle im Einzelfall.
AVGS-Gründungscoaching
Wenn du arbeitsuchend oder arbeitslos gemeldet bist, kann die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter einen Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein ausstellen. Mit bewilligtem Gutschein ist das Gründungscoaching für dich kostenfrei.
AVGS-GründercoachingGründungszuschuss
Beziehst du Arbeitslosengeld I und hast bei der Gründung noch mindestens 150 Tage Anspruch, kannst du den Gründungszuschuss beantragen. Er ist eine Ermessensleistung und setzt Businessplan und Tragfähigkeitsbescheinigung voraus.
GründungszuschussFörderkredite
Für Investitionen und Betriebsmittel gibt es zinsgünstige Kredite, etwa den ERP-Gründerkredit der KfW über deine Hausbank. Eine Bank erwartet dafür einen schlüssigen Businessplan mit Finanzplan.
KfW-GründerkreditWie läuft das Gründungscoaching mit mir ab?
- 1
Kostenloser Gründungscheck
In 10 Minuten klären wir, wo du stehst und welcher nächste Schritt für dich sinnvoll ist.
- 2
Förderung klären
Ich sage dir, ob ein AVGS infrage kommt und wie du ihn bei Agentur für Arbeit oder Jobcenter ansprichst.
- 3
Gemeinsam ausarbeiten
Geschäftsmodell, Businessplan und Finanzplan, online oder vor Ort, in deinem Tempo.
- 4
Sicher starten
Du hast vollständige Unterlagen für Bank und Agentur für Arbeit und einen klaren Plan für die ersten Monate.
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Häufige Fragen: Betriebsausgaben absetzen
Kann ich Kleidung als Betriebsausgabe absetzen?
Nur typische Berufskleidung, etwa Schutzkleidung, Uniformen oder Kleidung mit Firmenlogo. Normale Kleidung zählt zur privaten Lebensführung, auch wenn du sie nur bei Kundenterminen trägst. Das gilt auch für den Anzug oder das Kostüm fürs Büro.
Kann ich meine Krankenversicherung als Betriebsausgabe absetzen?
Nein. Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung sind private Vorsorge. Du setzt die Beiträge in der Einkommensteuererklärung als Sonderausgaben ab, dort zum Teil begrenzt. Betriebliche Versicherungen wie die Betriebshaftpflicht sind dagegen Betriebsausgaben.
Setze ich Betriebsausgaben brutto oder netto ab?
Bei Regelbesteuerung wirkt im Ergebnis der Nettobetrag, weil du die Vorsteuer vom Finanzamt zurückbekommst. In der Einnahmenüberschussrechnung buchst du die gezahlte Vorsteuer zwar als Ausgabe, die Erstattung aber als Einnahme. Als Kleinunternehmer setzt du den Bruttobetrag ab.
Was passiert, wenn meine Ausgaben höher sind als die Einnahmen?
Dann hast du einen Verlust. Er mindert in der Regel deine anderen Einkünfte im selben Jahr, etwa ein Gehalt aus den Monaten vor der Gründung oder bei Zusammenveranlagung die Einkünfte deines Partners. Was übrig bleibt, kann in die beiden Vorjahre zurückgetragen oder in die Folgejahre vorgetragen werden. Bleibt dein Betrieb über Jahre im Minus, prüft das Finanzamt, ob überhaupt eine Gewinnabsicht besteht.
Brauche ich für jede Ausgabe eine Rechnung?
Du brauchst für jede Ausgabe einen Beleg. Für Beträge bis 250 Euro brutto reicht eine Kleinbetragsrechnung, etwa der Kassenbon. Für den Vorsteuerabzug muss die Rechnung die Pflichtangaben enthalten. Ein Eigenbeleg ist nur die Notlösung, wenn es wirklich keinen Beleg gibt.
Kann ich mein Handy komplett absetzen?
Nutzt du ein Gerät und einen Vertrag nur betrieblich, ja. Telefonierst du auch privat, setzt du den betrieblichen Anteil ab. Den Anteil schätzt du nachvollziehbar, etwa anhand einer Aufstellung über einige Wochen. Ein separates Geschäftshandy macht die Trennung einfacher.
Über den Autor
IHK-zertifizierter Gründungsberater · B.Sc. Wirtschaftspsychologie
Hauptberuflich selbstständig bin ich seit 2019, in der Gründungsberatung seit 2021. Ich kenne Gründung mit ihren Höhen und Rückschlägen aus eigener Erfahrung, und genau das fließt in jede Beratung ein.
Inhalt geprüft am 3.10.2026
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Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Rechts‑, Steuer‑ oder Finanzberatung. FoundingFits bietet keine Rechtsberatung oder Steuerberatung an. Für verbindliche Auskünfte wende dich bitte an eine Steuerberatung, eine Anwaltskanzlei oder eine andere zuständige Beratungsstelle. Alle Angaben ohne Gewähr.