Buchhaltung für Selbstständige:EÜR, Belege & Fristen
Du willst arbeiten, nicht Belege suchen. Mit einer festen Routine hast du deine Buchhaltung im Griff und gehst entspannt in die Steuererklärung.
- Keine Ahnung von Buchhaltung? Als Einzelunternehmer reicht meist die Einnahmenüberschussrechnung, keine Bilanz.
- Keine Zeit für Papierkram? Ein fester Termin pro Woche verhindert den Belegberg zum Jahresende.
- Angst vor einer Prüfung? Vollständige Belege und eine klare Ablage sind die beste Vorbereitung.
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Kurz gesagt
Buchhaltung für Selbstständige heißt: alle Einnahmen und Ausgaben vollständig und mit Beleg aufzeichnen. Freiberufler und kleine Gewerbetreibende nutzen dafür in der Regel die Einnahmenüberschussrechnung. Eine Bilanz brauchen jede GmbH und UG sowie Gewerbetreibende oberhalb bestimmter Grenzen. Buchungsbelege bewahrst du seit 2025 acht Jahre auf, Bücher und Abschlüsse zehn Jahre. Ein Geschäftskonto und Software erleichtern die Arbeit spürbar.
EÜR oder Bilanz
Freiberufler und die meisten Einzelunternehmer ermitteln den Gewinn per Einnahmenüberschussrechnung. GmbH und UG bilanzieren immer.
Keine Buchung ohne Beleg
Jede Einnahme und jede Ausgabe braucht einen Beleg, auch der Barkauf im Baumarkt.
8 und 10 Jahre
Buchungsbelege bewahrst du seit 2025 acht Jahre auf, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre.
Geschäftskonto
Für Einzelunternehmer keine Pflicht, trennt aber Betriebliches und Privates sauber.
Musst du als Selbstständiger Buchhaltung machen?
Ja. Jeder Selbstständige muss seinen Gewinn ermitteln und dafür Einnahmen und Ausgaben vollständig aufzeichnen. Wie aufwendig das ist, hängt von Rechtsform und Größe ab. Freiberufler und kleine Gewerbetreibende kommen mit Aufzeichnungen und der Einnahmenüberschussrechnung aus. Wer Umsatzsteuer ausweist, hält zusätzlich Umsätze und Vorsteuer getrennt fest.
| Aufgabe | Wie oft | Gut zu wissen |
|---|---|---|
| Belege sammeln und ablegen | laufend | Papier oder digital, vollständig und geordnet |
| Bareinnahmen und Barausgaben festhalten | täglich | Pflicht nach § 146 Abs. 1 AO, sobald du Bargeld annimmst |
| Einnahmen und Ausgaben erfassen | zeitnah, als Richtwert wöchentlich | mit Software oder in einer geordneten Aufstellung |
| Offene Rechnungen prüfen | als Richtwert wöchentlich | Zahlungseingänge mit Kontoauszügen abgleichen |
| Umsatzsteuer-Voranmeldung | monatlich oder vierteljährlich | entfällt als Kleinunternehmer |
| Gewinnermittlung und Steuererklärungen | jährlich | Einnahmenüberschussrechnung oder Bilanz |
Stand Oktober 2026. Häufigkeiten ohne gesetzliche Frist sind Richtwerte.
Welche Steuern auf deinen Gewinn und deine Umsätze anfallen, zeigt Steuern für Selbstständige.
EÜR oder Bilanz: Was gilt für dich?
Freiberufler dürfen immer die Einnahmenüberschussrechnung nutzen. Gewerbetreibende auch, solange sie nicht als Kaufleute bilanzieren müssen und unter den Grenzen des § 141 AO bleiben: 800.000 Euro Umsatz oder 80.000 Euro Gewinn im Jahr. Darüber fordert dich das Finanzamt zur Buchführung auf. GmbH und UG bilanzieren immer, egal wie klein sie sind.
| Wer | Gewinnermittlung | Grundlage |
|---|---|---|
| Freiberufler (allein, GbR oder Partnerschaft) | Einnahmenüberschussrechnung, Bilanz freiwillig | § 4 Abs. 3 EStG |
| Gewerbetreibende ohne Handelsregistereintrag | Einnahmenüberschussrechnung, bis das Finanzamt zur Buchführung auffordert | § 141 AO: über 800.000 € Umsatz oder 80.000 € Gewinn |
| Eingetragener Kaufmann (e. K.) | Bilanz; befreit bei höchstens 800.000 € Umsatz und 80.000 € Jahresüberschuss in zwei aufeinanderfolgenden Jahren | § 241a HGB |
| OHG und KG | Bilanz | Handelsgesetzbuch |
| GmbH und UG | Bilanz und Jahresabschluss, immer | Handelsgesetzbuch |
Stand Oktober 2026. Die Buchführungspflicht nach § 141 AO beginnt erst nach Mitteilung des Finanzamts.
Wie die Einnahmenüberschussrechnung aufgebaut ist und wie du die Anlage EÜR ausfüllst, erklärt die Seite Einnahmenüberschussrechnung.
Welche Belege brauchst du und wie lange bewahrst du sie auf?
Für jede Buchung brauchst du einen Beleg: Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Verträge. Seit 2025 gilt für Buchungsbelege eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren, für Bücher und Abschlüsse weiter zehn Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Eigenbelege sind nur die Ausnahme.
| Unterlagen | Aufbewahrung |
|---|---|
| Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Eröffnungsbilanz, Jahresabschlüsse | 10 Jahre |
| Buchungsbelege, etwa Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge | 8 Jahre (bis 2024: 10 Jahre) |
| Empfangene und versandte Geschäftsbriefe | 6 Jahre |
| Sonstige steuerlich wichtige Unterlagen | 6 Jahre |
§ 147 AO, Stand Oktober 2026 (haufe.de). Die Frist endet nicht, solange die Festsetzungsfrist für die Steuer noch läuft.
Was auf deinen eigenen Rechnungen stehen muss, damit sie als Beleg taugen, steht unter Rechnung schreiben.
Was bedeutet GoBD für deine Buchhaltung?
GoBD sind die Grundsätze der Finanzverwaltung für ordnungsmäßige Bücher und Aufzeichnungen in elektronischer Form. Die Regeln gelten auch für kleine Selbstständige mit Einnahmenüberschussrechnung. Kurz gesagt: vollständig, richtig, zeitnah, geordnet und unveränderbar. Wer digital arbeitet, hält Änderungen nachvollziehbar und beschreibt kurz, wie er Belege erfasst und ablegt.
- Nachvollziehbar: Ein Prüfer findet von jedem Beleg zur Buchung und zurück.
- Vollständig: Jeder Geschäftsvorfall wird erfasst, nichts wird weggelassen.
- Zeitnah: Bareinnahmen täglich, alles andere ohne lange Verzögerung.
- Unveränderbar: Korrekturen bleiben sichtbar, nichts wird einfach überschrieben.
- Dokumentiert: Eine kurze Beschreibung, wie du Belege erfasst, scannst und ablegst (Verfahrensdokumentation).
Grundlage ist das BMF-Schreiben vom 28.11.2019, zuletzt geändert am 14.07.2025. Eine reine Tabellenkalkulation macht die Unveränderbarkeit schwer. Welche Programme die Anforderungen abdecken, zeigt Buchhaltungssoftware für Selbstständige.
Brauchst du ein Kassenbuch?
Nur wenn du Bargeld einnimmst, etwa im Laden, auf dem Markt oder in der Gastronomie. Dann musst du Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich aufzeichnen. Mit einer offenen Ladenkasse geht das über einen täglichen Kassenbericht. Eine Pflicht zur elektronischen Kasse gibt es Stand Oktober 2026 nicht. Nutzt du eine, gelten strenge technische Regeln.
| Punkt | Offene Ladenkasse | Elektronische Kasse |
|---|---|---|
| Aufzeichnung | täglicher Kassenbericht aus gezähltem Bestand, Ergebnis ins Kassenbuch | jeder Verkauf einzeln |
| Technik | keine Vorgaben | zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) seit 2020 |
| Beleg für Kunden | keine Pflicht | Belegausgabepflicht, elektronischer Beleg möglich |
| Meldung an das Finanzamt | keine | über ELSTER innerhalb eines Monats nach Anschaffung |
§ 146 und § 146a AO, Stand Oktober 2026 (IHK Nordschwarzwald). Eine Kassenpflicht ab 2028 für Betriebe mit mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr sieht der Regierungsentwurf vom 23.09.2026 vor, mit Ausnahme bei höchstens 12.000 Euro Barumsatz im Jahr. Beschlossen ist sie noch nicht.
Arbeitest du nur mit Überweisungen, etwa als Dienstleister oder Freiberufler, brauchst du in der Regel weder Kasse noch Kassenbuch.
Brauchst du ein eigenes Geschäftskonto?
Als Einzelunternehmer musst du kein Geschäftskonto haben, ein eigenes Konto für den Betrieb ist aber in der Praxis sehr hilfreich. Laufen darüber nur betriebliche Zahlungen, findest du Belege schneller, siehst deine Liquidität und übergibst Kontoauszüge leichter an Software oder Steuerberatung. GmbH und UG brauchen ein Konto auf den Namen der Gesellschaft.
- Viele Banken erlauben die geschäftliche Nutzung eines Privatkontos nicht. Lies die Bedingungen deines Kontos.
- Überweise dir für private Ausgaben einen festen Betrag als Entnahme, statt privat vom Geschäftskonto zu zahlen.
- Verbinde das Konto mit deiner Buchhaltungssoftware, dann ordnest du Zahlungen und Belege direkt zu.
Unterlagen, Kosten und Ablauf der Eröffnung stehen unter Geschäftskonto eröffnen.
Buchhaltung selbst machen, mit Software oder mit Steuerberater?
Am Anfang machen viele Selbstständige die laufende Buchhaltung selbst, meist mit einer Software, die Belege erfasst und die Einnahmenüberschussrechnung vorbereitet. Mit Mitarbeitern, Bilanzpflicht, GmbH oder schwierigen Umsatzsteuerfragen lohnt sich oft ein Steuerberater. Ein häufiger Mittelweg: Du buchst laufend selbst, die Kanzlei erstellt Abschluss und Steuererklärungen.
| Weg | Passt, wenn | Kosten (Richtwerte) |
|---|---|---|
| Selbst mit Belegordner und Aufstellung | sehr wenige Vorgänge, keine Umsatzsteuer | vor allem Zeit |
| Selbst mit Buchhaltungssoftware | regelmäßige Rechnungen, Voranmeldungen | grob 8 bis 35 € im Monat |
| Buchhaltungsservice | du willst Belege abgeben, laufende Buchungen auslagern | nach Aufwand; Voranmeldung und Abschluss macht er nicht |
| Steuerberatung mit voller Betreuung | Mitarbeiter, Bilanz, GmbH oder UG, komplexe Fälle | Einzelunternehmen grob 1.500 bis 5.000 € im Jahr |
Richtwerte, Stand Oktober 2026. Kosten für Software und Beratung sind Betriebsausgaben.
Mit einer Software bekommst du auch laufende Auswertungen. Wie du sie liest, zeigt BWA für Gründer. Was eine Kanzlei kostet und wie du sie findest, steht unter Steuerberater für Gründer.
Steuerlich beraten lassen
Aus meiner Praxis
– Maximilian Rothenberger, IHK-zertifizierter Gründungsberater
Welche Förderung kommt für deine Gründung infrage?
Welche Förderung passt, hängt vor allem davon ab, ob du arbeitsuchend gemeldet bist, Arbeitslosengeld beziehst und was du investieren musst. Über jeden Antrag entscheidet die zuständige Stelle im Einzelfall.
AVGS-Gründungscoaching
Wenn du arbeitsuchend oder arbeitslos gemeldet bist, kann die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter einen Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein ausstellen. Mit bewilligtem Gutschein ist das Gründungscoaching für dich kostenfrei.
AVGS-GründercoachingGründungszuschuss
Beziehst du Arbeitslosengeld I und hast bei der Gründung noch mindestens 150 Tage Anspruch, kannst du den Gründungszuschuss beantragen. Er ist eine Ermessensleistung und setzt Businessplan und Tragfähigkeitsbescheinigung voraus.
GründungszuschussFörderkredite
Für Investitionen und Betriebsmittel gibt es zinsgünstige Kredite, etwa den ERP-Gründerkredit der KfW über deine Hausbank. Eine Bank erwartet dafür einen schlüssigen Businessplan mit Finanzplan.
KfW-GründerkreditWie läuft das Gründungscoaching mit mir ab?
- 1
Kostenloser Gründungscheck
In 10 Minuten klären wir, wo du stehst und welcher nächste Schritt für dich sinnvoll ist.
- 2
Förderung klären
Ich sage dir, ob ein AVGS infrage kommt und wie du ihn bei Agentur für Arbeit oder Jobcenter ansprichst.
- 3
Gemeinsam ausarbeiten
Geschäftsmodell, Businessplan und Finanzplan, online oder vor Ort, in deinem Tempo.
- 4
Sicher starten
Du hast vollständige Unterlagen für Bank und Agentur für Arbeit und einen klaren Plan für die ersten Monate.
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Häufige Fragen: Buchhaltung für Selbstständige
Ab wann muss ich als Selbstständiger Buchhaltung machen?
Ab dem ersten Geschäftsvorfall, also schon mit den ersten Ausgaben vor dem offiziellen Start. Bewahre deshalb auch Belege aus der Vorbereitung auf, etwa für Laptop, Fachbücher oder die Gewerbeanmeldung. Diese Kosten kannst du in der Regel als Betriebsausgaben geltend machen.
Muss ich als Kleinunternehmer auch Buchhaltung machen?
Ja. Die Kleinunternehmerregelung befreit dich nur von der Umsatzsteuer. Einnahmen und Ausgaben zeichnest du trotzdem vollständig auf, weil du deinen Gewinn mit der Einnahmenüberschussrechnung ermittelst. Außerdem behältst du so im Blick, ob dein Umsatz unter den Grenzen bleibt.
Darf ich Belege nur digital aufbewahren?
In der Regel ja. Papierbelege darfst du scannen und danach vernichten, wenn das Verfahren nachvollziehbar beschrieben ist und die Scans vollständig und lesbar sind. Digitale Belege wie E-Rechnungen bewahrst du im Originalformat auf, ein Ausdruck reicht dafür nicht.
Was passiert, wenn Belege fehlen?
Fehlt ein Beleg, kann das Finanzamt die Ausgabe ablehnen. Bei größeren Lücken darf es Einnahmen und Ausgaben schätzen, meist zu deinem Nachteil. Einen verlorenen Beleg ersetzt du am besten durch eine Kopie vom Aussteller, notfalls durch einen Eigenbeleg mit Datum, Betrag, Zweck und Unterschrift.
Was ist der Unterschied zwischen Buchhaltung und Steuererklärung?
Die Buchhaltung läuft das ganze Jahr: Belege sammeln, Einnahmen und Ausgaben erfassen, Voranmeldungen abgeben. Die Steuererklärung kommt einmal im Jahr und baut auf diesen Zahlen auf. Je ordentlicher die Buchhaltung, desto schneller ist die Erklärung erledigt.
Darf ein Buchhaltungsservice meine Umsatzsteuer-Voranmeldung machen?
Nein. Die Voranmeldung für andere ist Steuerberatern und anderen befugten Berufen vorbehalten. Ein Buchhaltungsservice darf mit entsprechender Qualifikation Kontenpläne anlegen, laufend buchen, Löhne abrechnen und Lohnsteuer-Anmeldungen erstellen. Für dich selbst darfst du die Voranmeldung natürlich immer abgeben.
Über den Autor
IHK-zertifizierter Gründungsberater · B.Sc. Wirtschaftspsychologie
Hauptberuflich selbstständig bin ich seit 2019, in der Gründungsberatung seit 2021. Ich kenne Gründung mit ihren Höhen und Rückschlägen aus eigener Erfahrung, und genau das fließt in jede Beratung ein.
Inhalt geprüft am 3.10.2026
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Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Rechts‑, Steuer‑ oder Finanzberatung. FoundingFits bietet keine Rechtsberatung oder Steuerberatung an. Für verbindliche Auskünfte wende dich bitte an eine Steuerberatung, eine Anwaltskanzlei oder eine andere zuständige Beratungsstelle. Alle Angaben ohne Gewähr.