Umsatzsteuer für Selbstständige:Sätze, Vorsteuer & Ausnahmen
Du willst richtig abrechnen, ohne Steuerrecht zu studieren. Wenn du das Prinzip einmal verstanden hast, läuft die Umsatzsteuer nebenher.
- Steuerrecht wirkt endlos? Für die meisten zählen drei Fragen: Steuersatz, Vorsteuer, Ausnahmen.
- Angst vor falschen Rechnungen? Mit einer sauberen Vorlage stimmen Steuersatz und Betrag jedes Mal.
- Kunden im EU-Ausland? Dann gilt oft Reverse Charge, und der Kunde zahlt die Steuer.
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Kurz gesagt
Umsatzsteuer für Selbstständige funktioniert so: Du schlägst auf deine Leistungen meist 19 oder 7 Prozent auf, ziehst die Umsatzsteuer aus deinen Einkäufen als Vorsteuer ab und zahlst die Differenz an das Finanzamt. Die Steuer ist für dich ein durchlaufender Posten. Manche Leistungen, etwa Heilbehandlungen, sind steuerfrei. Kleinunternehmer berechnen keine Umsatzsteuer, dürfen dafür aber auch keine Vorsteuer abziehen.
19 oder 7 Prozent
19 Prozent ist der Regelsatz. 7 Prozent gelten unter anderem für Lebensmittel, Bücher und seit 2026 Speisen im Restaurant.
Vorsteuer abziehen
Die Umsatzsteuer aus Rechnungen für dein Unternehmen ziehst du von deiner Umsatzsteuer ab.
Steuerfreie Umsätze
Etwa Heilbehandlungen, bestimmte Bildungsleistungen und Wohnungsvermietung, dann meist ohne Vorsteuerabzug.
Reverse Charge
Bei bestimmten Leistungen schuldet der Kunde die Steuer, etwa bei Geschäften mit Unternehmen aus der EU.
Wie funktioniert die Umsatzsteuer für Selbstständige?
Als Selbstständiger bist du Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes, egal ob Gewerbe oder freier Beruf. Du berechnest auf deine Leistungen Umsatzsteuer, ziehst die Vorsteuer aus deinen Einkäufen ab und führst die Differenz ab. Wirtschaftlich trägt die Steuer der Endverbraucher. Für dich ist sie ein durchlaufender Posten, der aber deine Liquidität berührt.
- 1
Netto kalkulieren
Dein Preis ist der Nettobetrag. Darauf kommt der passende Steuersatz. - 2
Umsatzsteuer berechnen
Der Kunde zahlt brutto. Die enthaltene Umsatzsteuer schuldest du dem Finanzamt. - 3
Vorsteuer abziehen
Die Umsatzsteuer aus Rechnungen für dein Unternehmen ziehst du wieder ab. - 4
Differenz melden
Über die Umsatzsteuervoranmeldung zahlst du die Differenz oder bekommst ein Guthaben erstattet.
Die Umsatzsteuer ist eine von mehreren Steuern. Einkommen- und Gewerbesteuer erklärt Steuern für Selbstständige. Ob du Freiberufler oder Gewerbetreibender bist, spielt für die Umsatzsteuer kaum eine Rolle, wohl aber für die Gewerbesteuer, siehe Freiberufler oder Gewerbe.
Welcher Steuersatz gilt: 19 oder 7 Prozent?
Der Regelsatz beträgt 19 Prozent und gilt für die meisten Dienstleistungen wie Beratung, Handwerk, Design oder IT. Der ermäßigte Satz von 7 Prozent gilt nur für Leistungen, die das Gesetz ausdrücklich nennt, etwa Lebensmittel, Bücher, Übernachtungen und seit Januar 2026 Speisen in der Gastronomie. Im Zweifel gilt der Regelsatz.
| Steuersatz | Beispiele |
|---|---|
| 19 % | Beratung und Coaching, Handwerksleistungen, Webdesign, Software, Getränke in der Gastronomie, die meisten Waren |
| 7 % | Lebensmittel, Bücher und Zeitungen auch digital, Hotelübernachtungen, Speisen in Restaurant und Café seit 01.01.2026, Einräumung von Urheberrechten etwa an Texten und Fotos |
| 0 % | Lieferung und Installation von Photovoltaikanlagen auf oder bei Wohngebäuden, bis 30 kW ohne weiteren Nachweis |
| steuerfrei | bestimmte Umsätze nach § 4 UStG, siehe nächster Abschnitt |
§ 12 UStG, Stand Oktober 2026. Die Abgrenzung ist im Detail oft schwierig, etwa bei Speisen mit Getränken im Paket.
Wie funktioniert der Vorsteuerabzug?
Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die dir andere Unternehmen in Rechnung stellen. Du ziehst sie von deiner eigenen Umsatzsteuer ab, wenn die Leistung für dein Unternehmen bestimmt ist und eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt. Gezahlt haben musst du in der Regel noch nicht. Für steuerfreie Umsätze und als Kleinunternehmer entfällt der Vorsteuerabzug.
- Rechnung auf dich oder dein Unternehmen ausgestellt, mit allen Pflichtangaben
- Leistung für dein Unternehmen, nicht privat
- bei gemischter Nutzung, etwa Auto oder Handy, nur der betriebliche Anteil
- nicht für Bewirtungskosten ohne ordnungsgemäße Rechnung oder für reine Privatausgaben
Welche Angaben eine Rechnung braucht, damit dein Kunde und du die Vorsteuer abziehen könnt, steht unter Rechnung schreiben.
Welche Umsätze sind von der Umsatzsteuer befreit?
Bestimmte Leistungen befreit § 4 UStG von der Umsatzsteuer. Für Selbstständige am wichtigsten sind Heilbehandlungen durch Ärzte, Heilpraktiker, Physiotherapeuten und ähnliche Heilberufe, bestimmte Unterrichts- und Bildungsleistungen, die Vermietung von Wohnungen sowie Vermittlungen von Versicherungen und Krediten. Wer steuerfrei arbeitet, kann die Vorsteuer für diese Umsätze in der Regel nicht abziehen.
§ 4 Nr. 14 UStG
§ 4 Nr. 21 UStG
Weitere Befreiungen
Steuerfrei ist nicht Kleinunternehmer
Muss jeder Selbstständige Umsatzsteuer berechnen?
Nein. Lag dein Umsatz im Vorjahr bei höchstens 25.000 Euro und bleibt er im laufenden Jahr unter 100.000 Euro, kannst du als Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer arbeiten. Im Gründungsjahr gilt die Grenze von 25.000 Euro. Du verlierst dann aber den Vorsteuerabzug. Freiwillig verzichten kannst du, bist dann aber fünf Jahre gebunden.
Kleinunternehmer
- keine Umsatzsteuer auf Rechnungen
- keine Voranmeldungen
- Preis für Privatkunden günstiger
Was du aufgibst
- kein Vorsteuerabzug auf Einkäufe und Investitionen
- Grenze muss laufend im Blick bleiben
- bei Geschäftskunden oft kein Vorteil
Alle Details zu Grenzen, Rechnungshinweis und Verzicht erklärt die Kleinunternehmerregelung. Ob du darunter bleibst, zeigt dir der Kleinunternehmer-Check.
Wann musst du die Umsatzsteuer ans Finanzamt zahlen?
Grundsätzlich entsteht die Umsatzsteuer mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem du die Leistung erbracht hast, auch wenn der Kunde noch nicht gezahlt hat. Das ist die Sollversteuerung. Auf Antrag erlaubt das Finanzamt die Istversteuerung: Dann zählt erst der Zahlungseingang. Das ist für Gründer oft günstiger, weil du keine Steuer vorfinanzierst.
| Sollversteuerung | Istversteuerung | |
|---|---|---|
| Steuer entsteht | mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums der Leistung | mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums der Zahlung |
| Wer darf | alle, Regelfall | auf Antrag bei höchstens 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr; Freiberufler auch darüber, solange sie nicht freiwillig Bücher führen und bilanzieren |
| Vorteil | einfache Abgrenzung | keine Vorfinanzierung bei säumigen Kunden |
§ 13 und § 20 UStG, Stand Oktober 2026. Die Istversteuerung beantragst du formlos oder im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.
Die Vorsteuer ziehst du bis Ende 2027 in beiden Fällen ab, sobald Leistung und Rechnung vorliegen. Ab 2028 ist eine Änderung beschlossen: Bezieht dein Unternehmen Leistungen von einem Istversteuerer, darfst du die Vorsteuer erst nach deiner Zahlung abziehen. Istversteuerer müssen das dann auf ihren Rechnungen angeben. Gemeldet wird alles über die Umsatzsteuervoranmeldung, monatlich oder vierteljährlich bis zum 10. des Folgemonats.
Was bedeutet Reverse Charge für Selbstständige?
Reverse Charge heißt, dass nicht der leistende Unternehmer, sondern der Kunde die Umsatzsteuer schuldet. Das betrifft vor allem Leistungen zwischen Unternehmen über Grenzen hinweg, etwa Software, Werbung oder Beratung aus dem EU-Ausland. Im Inland gilt es zum Beispiel für bestimmte Bauleistungen unter Bauunternehmen. Wer als Kunde Steuer schuldet, kann sie meist als Vorsteuer abziehen.
| Fall | Was du tust |
|---|---|
| Du kaufst eine Leistung bei einem Unternehmen aus dem EU-Ausland, etwa Software-Abo oder Online-Werbung | Du meldest die deutsche Umsatzsteuer selbst an und ziehst sie bei Regelbesteuerung als Vorsteuer wieder ab. Als Kleinunternehmer zahlst du sie, ohne Abzug. |
| Du erbringst eine Dienstleistung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Staat | Rechnung ohne deutsche Umsatzsteuer, mit beiden USt-IdNr. und dem Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. |
| Bauleistung an ein anderes Bauunternehmen im Inland | Rechnung netto mit demselben Hinweis, der Auftraggeber führt die Steuer ab. |
§ 13b UStG, vereinfachte Darstellung, Stand Oktober 2026. Für Lieferungen von Waren gelten eigene Regeln.
Auch Kleinunternehmer betroffen
Aus meiner Praxis
– Maximilian Rothenberger, IHK-zertifizierter Gründungsberater
Welche Förderung kommt für deine Gründung infrage?
Welche Förderung passt, hängt vor allem davon ab, ob du arbeitsuchend gemeldet bist, Arbeitslosengeld beziehst und was du investieren musst. Über jeden Antrag entscheidet die zuständige Stelle im Einzelfall.
AVGS-Gründungscoaching
Wenn du arbeitsuchend oder arbeitslos gemeldet bist, kann die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter einen Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein ausstellen. Mit bewilligtem Gutschein ist das Gründungscoaching für dich kostenfrei.
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Beziehst du Arbeitslosengeld I und hast bei der Gründung noch mindestens 150 Tage Anspruch, kannst du den Gründungszuschuss beantragen. Er ist eine Ermessensleistung und setzt Businessplan und Tragfähigkeitsbescheinigung voraus.
GründungszuschussFörderkredite
Für Investitionen und Betriebsmittel gibt es zinsgünstige Kredite, etwa den ERP-Gründerkredit der KfW über deine Hausbank. Eine Bank erwartet dafür einen schlüssigen Businessplan mit Finanzplan.
KfW-GründerkreditWie läuft das Gründungscoaching mit mir ab?
- 1
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In 10 Minuten klären wir, wo du stehst und welcher nächste Schritt für dich sinnvoll ist.
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Ich sage dir, ob ein AVGS infrage kommt und wie du ihn bei Agentur für Arbeit oder Jobcenter ansprichst.
- 3
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- 4
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Häufige Fragen: Umsatzsteuer für Selbstständige
Ist Umsatzsteuer dasselbe wie Mehrwertsteuer?
Ja, im Alltag meinen beide Begriffe dasselbe. Im Gesetz heißt sie Umsatzsteuer. Mehrwertsteuer beschreibt das Prinzip, dass auf jeder Stufe nur der zusätzliche Wert belastet wird, weil Unternehmen die Vorsteuer abziehen.
Ist die eingenommene Umsatzsteuer Teil meines Gewinns?
Nein, sie gehört dem Finanzamt. In der Einnahmenüberschussrechnung buchst du sie zwar als Einnahme und die gezahlte Umsatzsteuer als Ausgabe, unterm Strich gleicht sich das aber aus. Für deine Liquidität ist sie trotzdem wichtig, weil sie bis zur Zahlung auf deinem Konto liegt.
Muss ich auf Rechnungen an Privatkunden Umsatzsteuer ausweisen?
Wenn du nicht Kleinunternehmer bist, ist in deinem Preis Umsatzsteuer enthalten, auch bei Privatkunden. Gegenüber Privatkunden nennst du Endpreise einschließlich Umsatzsteuer. Auf der Rechnung gehören Steuersatz und Steuerbetrag dazu, bei Beträgen bis 250 Euro reicht der Steuersatz.
Ist Coaching von der Umsatzsteuer befreit?
In der Regel nicht. Coaching, Beratung und Training ohne medizinisches Ziel sind meist steuerpflichtig, außer du bist Kleinunternehmer. Befreiungen gibt es etwa für Heilbehandlungen durch Heilberufe oder für bestimmte Bildungsleistungen. Ob eine Befreiung für dein Angebot greift, lass dir im Einzelfall bestätigen.
Kann ich mir die Vorsteuer aus Ausgaben vor der Gründung holen?
Ja, wenn du die Leistungen schon für dein geplantes Unternehmen bezogen hast und ordnungsgemäße Rechnungen auf deinen Namen vorliegen. Voraussetzung ist, dass du kein Kleinunternehmer bist. Bewahre diese Rechnungen deshalb von Anfang an auf.
Was passiert, wenn ich zu viel Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweise?
Du schuldest den ausgewiesenen Betrag dem Finanzamt, auch wenn er zu hoch ist. Du kannst die Rechnung berichtigen und den Betrag dann in der Regel zurückholen. Das gilt auch, wenn du als Kleinunternehmer versehentlich Umsatzsteuer ausweist, setzt dann aber voraus, dass dein Kunde keine Vorsteuer daraus abgezogen hat oder sie zurückzahlt.
Brauche ich eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?
Du brauchst sie in der Regel für Geschäfte mit Unternehmen in anderen EU-Staaten, etwa wenn du dorthin Leistungen erbringst oder von dort Software und Werbung einkaufst. Für Geschäfte nur im Inland reicht die Steuernummer. Die Nummer beantragst du beim Bundeszentralamt für Steuern oder im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.
Über den Autor
IHK-zertifizierter Gründungsberater · B.Sc. Wirtschaftspsychologie
Hauptberuflich selbstständig bin ich seit 2019, in der Gründungsberatung seit 2021. Ich kenne Gründung mit ihren Höhen und Rückschlägen aus eigener Erfahrung, und genau das fließt in jede Beratung ein.
Inhalt geprüft am 3.10.2026
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Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Rechts‑, Steuer‑ oder Finanzberatung. FoundingFits bietet keine Rechtsberatung oder Steuerberatung an. Für verbindliche Auskünfte wende dich bitte an eine Steuerberatung, eine Anwaltskanzlei oder eine andere zuständige Beratungsstelle. Alle Angaben ohne Gewähr.