E-Rechnung Pflicht:Fristen bis 2028 & Formate
Du willst die E-Rechnung einmal richtig aufsetzen und dann vergessen. Mit Postfach, passender Software und klarem Zeitplan bist du rechtzeitig startklar.
- Angst vor teurer Technik? Für den Empfang reichen E-Mail-Postfach und Anzeigeprogramm. Viele Rechnungsprogramme erzeugen E-Rechnungen bereits.
- Unsicher, ob du betroffen bist? Pflicht nur bei Rechnungen an Unternehmen. Privatkunden sind nicht betroffen.
- Kleinunternehmer? Dann musst du E-Rechnungen nur empfangen, nicht ausstellen.
Kostenlos · unverbindlich · 10 Minuten
Kurz gesagt
Die E-Rechnung Pflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für den Empfang: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen anderer inländischer Unternehmen annehmen können. Ausstellen musst du sie an Unternehmen ab 2027, wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 Euro lag, sonst ab 2028. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz wie XRechnung oder ZUGFeRD. Ein PDF zählt nicht. Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnungen sind vom Ausstellen ausgenommen.
Empfang seit 2025
Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen von inländischen Unternehmen annehmen können, auch Kleinunternehmer.
Ausstellen ab 2027/2028
2027 bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle Rechnungen zwischen Unternehmen.
XRechnung oder ZUGFeRD
Strukturierte Formate nach der europäischen Norm EN 16931. Ein normales PDF ist keine E-Rechnung.
Ausnahmen
Kleinunternehmer, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen an Privatkunden.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist nach § 14 UStG eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und sich elektronisch verarbeiten lässt. Sie muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Software kann Betrag, Steuersatz und Rechnungsnummer direkt auslesen. Ein PDF, ein Foto oder ein Scan ist dagegen eine sonstige Rechnung.
E-Rechnung
- XRechnung als XML-Datei
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1 mit eingebetteten XML-Daten
- andere Formate nach EN 16931, wenn beide Seiten sie verarbeiten können
Keine E-Rechnung
- PDF aus Word oder Excel
- eingescannte oder fotografierte Papierrechnung
- Rechnung im Text einer E-Mail
Was inhaltlich auf jeder Rechnung stehen muss, ändert sich durch die E-Rechnung nicht. Die Pflichtangaben stehen unter Rechnung schreiben.
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Die E-Rechnungspflicht kommt mit dem Wachstumschancengesetz in Stufen. Seit dem 1. Januar 2025 musst du E-Rechnungen empfangen können. Bis Ende 2026 darfst du noch Papier oder mit Zustimmung ein PDF schicken. 2027 gilt das nur noch bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Ab dem 1. Januar 2028 ist die E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmen für alle Pflicht.
| Zeitraum | Empfangen | Ausstellen an Unternehmen |
|---|---|---|
| 2025 und 2026 | Pflicht für alle Unternehmen | E-Rechnung ohne Zustimmung möglich, Papier weiter erlaubt, PDF nur mit Zustimmung des Empfängers |
| 2027, Vorjahresumsatz über 800.000 € | Pflicht | E-Rechnung Pflicht, EDI-Verfahren mit Zustimmung noch erlaubt |
| 2027, Vorjahresumsatz bis 800.000 € | Pflicht | Papier noch erlaubt, PDF nur mit Zustimmung |
| ab 01.01.2028 | Pflicht | E-Rechnung Pflicht für alle, Ausnahmen siehe unten |
§ 14 und § 27 Abs. 38 UStG (Fassung Juni 2026), BMF-Schreiben vom 15.10.2025. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG im Jahr 2026.
Stand Oktober 2026
Wer muss E-Rechnungen ausstellen?
E-Rechnungen ausstellen musst du, wenn du als Unternehmer eine Leistung an ein anderes Unternehmen erbringst und beide im Inland ansässig sind. Das gilt für Gewerbetreibende, Freiberufler und Gesellschaften gleichermaßen. Nicht betroffen sind Rechnungen an Privatkunden, steuerfreie Umsätze etwa von Ärzten und Vermietern sowie Leistungen an Unternehmen im Ausland.
| Fall | E-Rechnung Pflicht? |
|---|---|
| Webdesignerin stellt einer GmbH in München eine Rechnung | ja, nach den Übergangsfristen |
| Handwerker repariert für einen Privathaushalt | nein |
| Physiotherapeut rechnet eine steuerfreie Heilbehandlung ab | nein, steuerfreier Umsatz nach § 4 Nr. 14 UStG |
| Kleinunternehmer berechnet einem Betrieb eine Leistung | nein, Ausnahme nach § 34a UStDV |
| Rechnung bis 250 Euro brutto, etwa Material im Laden | nein, Kleinbetragsrechnung |
| Beratung für ein Unternehmen in Österreich | nein, keine Pflicht nach deutschem Recht |
Vereinfachte Beispiele nach § 14 Abs. 2 UStG und §§ 33, 34, 34a UStDV, Stand Oktober 2026.
Viele öffentliche Auftraggeber, etwa Bundesbehörden, verlangen von Lieferanten schon länger E-Rechnungen, meist als XRechnung mit einer Leitweg-ID. Das regeln eigene Vorschriften für öffentliche Aufträge.
Welches Format: XRechnung oder ZUGFeRD?
Beide Formate erfüllen die Pflicht, wenn sie der Norm EN 16931 entsprechen. Die XRechnung ist eine reine XML-Datei, die Menschen nur mit einem Anzeigeprogramm lesen können. ZUGFeRD verbindet ein lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten. Ab Version 2.0.1 ist ZUGFeRD erlaubt, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL. Maßgeblich sind immer die XML-Daten.
| Format | Aufbau | Gut zu wissen |
|---|---|---|
| XRechnung | reine XML-Datei | Standard bei öffentlichen Auftraggebern, zum Lesen brauchst du einen Viewer |
| ZUGFeRD ab 2.0.1 | PDF mit eingebetteter XML-Datei | für Menschen und Software lesbar; Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht |
| Factur-X | französisches Gegenstück zu ZUGFeRD, technisch gleich | erlaubt, wenn EN 16931 erfüllt ist |
| EDI | Datenaustausch zwischen Systemen großer Unternehmen | bis Ende 2027 auch ohne EN 16931 mit Zustimmung erlaubt |
BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung, Stand Oktober 2026.
PDF und XML müssen übereinstimmen
Wie empfängst und speicherst du E-Rechnungen?
Für den Empfang reicht ein E-Mail-Postfach, über das deine Lieferanten dir E-Rechnungen schicken. Du brauchst außerdem ein Programm, das XRechnung und ZUGFeRD lesbar anzeigt, oft ist das in Buchhaltungssoftware enthalten. Aufbewahren musst du mindestens die XML-Daten unverändert, acht Jahre lang. Ein Ausdruck allein genügt nicht.
- eigene Rechnungsadresse einrichten, etwa rechnung@deinefirma.de, und Lieferanten mitteilen
- Viewer oder Buchhaltungsprogramm, das XRechnung und ZUGFeRD anzeigt und prüft
- Ablage, die Dateien unverändert und auffindbar speichert, nicht nur im Posteingang
- Rechnung inhaltlich prüfen wie bisher: Leistung, Betrag, Steuersatz, deine Angaben
Wie du Belege im Alltag erfasst und in die Gewinnermittlung übernimmst, steht unter Einnahmenüberschussrechnung. Aufbewahrung und GoBD erklärt Buchhaltung für Selbstständige.
Was gilt für Kleinunternehmer und kleine Beträge?
Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, auch nicht ab 2028. Sie dürfen weiter Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, ein PDF nutzen. Ebenfalls ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto und Fahrausweise. Empfangen können müssen aber auch Kleinunternehmer E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025.
Keine Ausstellungspflicht
Trotzdem empfangen
Freiwillig E-Rechnungen zu schreiben, ist auch für Kleinunternehmer erlaubt und bei Geschäftskunden oft willkommen. Was sonst auf ihre Rechnung gehört, steht unter Kleinunternehmerregelung.
Wie stellst du dein Unternehmen auf die E-Rechnung um?
Am einfachsten stellst du in drei Schritten um: zuerst den Empfang sichern, dann ein Rechnungsprogramm wählen, das XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt, und zuletzt deine Abläufe vom Versand bis zur Ablage anpassen. Wer ohnehin mit Buchhaltungssoftware arbeitet, muss oft nur eine Einstellung ändern. Wer Rechnungen in Word schreibt, braucht bis spätestens 2028 eine Lösung.
- 1
Empfang einrichten
Rechnungsadresse anlegen, Viewer installieren, Ablage festlegen. Das ist seit 2025 Pflicht. - 2
Software wählen
Ein Programm, das E-Rechnungen erzeugt und prüft. Vergleiche Angebote unter Buchhaltungssoftware für Selbstständige. - 3
Kundendaten ergänzen
Für Geschäftskunden die Rechnungsadresse per E-Mail und gegebenenfalls Bestellnummern oder Leitweg-ID hinterlegen. - 4
Testen und umstellen
Eine Testrechnung an einen Stammkunden schicken und klären, ob sein System sie verarbeitet.
Rechnungen an Unternehmen machen bei dir nur einen kleinen Teil aus? Dann reicht bis Ende 2027 oft der bisherige Weg. Plane die Umstellung trotzdem 2027 ein, damit du ab 2028 ohne Stress abrechnen kannst.
Aus meiner Praxis
– Maximilian Rothenberger, IHK-zertifizierter Gründungsberater
Welche Förderung kommt für deine Gründung infrage?
Welche Förderung passt, hängt vor allem davon ab, ob du arbeitsuchend gemeldet bist, Arbeitslosengeld beziehst und was du investieren musst. Über jeden Antrag entscheidet die zuständige Stelle im Einzelfall.
AVGS-Gründungscoaching
Wenn du arbeitsuchend oder arbeitslos gemeldet bist, kann die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter einen Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein ausstellen. Mit bewilligtem Gutschein ist das Gründungscoaching für dich kostenfrei.
AVGS-GründercoachingGründungszuschuss
Beziehst du Arbeitslosengeld I und hast bei der Gründung noch mindestens 150 Tage Anspruch, kannst du den Gründungszuschuss beantragen. Er ist eine Ermessensleistung und setzt Businessplan und Tragfähigkeitsbescheinigung voraus.
GründungszuschussFörderkredite
Für Investitionen und Betriebsmittel gibt es zinsgünstige Kredite, etwa den ERP-Gründerkredit der KfW über deine Hausbank. Eine Bank erwartet dafür einen schlüssigen Businessplan mit Finanzplan.
KfW-GründerkreditWie läuft das Gründungscoaching mit mir ab?
- 1
Kostenloser Gründungscheck
In 10 Minuten klären wir, wo du stehst und welcher nächste Schritt für dich sinnvoll ist.
- 2
Förderung klären
Ich sage dir, ob ein AVGS infrage kommt und wie du ihn bei Agentur für Arbeit oder Jobcenter ansprichst.
- 3
Gemeinsam ausarbeiten
Geschäftsmodell, Businessplan und Finanzplan, online oder vor Ort, in deinem Tempo.
- 4
Sicher starten
Du hast vollständige Unterlagen für Bank und Agentur für Arbeit und einen klaren Plan für die ersten Monate.
Kostenlos · unverbindlich · 10 Minuten
Häufige Fragen: E-Rechnung Pflicht
Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Ein PDF ist umsatzsteuerlich eine sonstige Rechnung, weil es kein strukturierter Datensatz ist. Bis Ende 2026 darfst du es an Unternehmen mit deren Zustimmung weiter verschicken, bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz auch noch 2027. Eine ZUGFeRD-Datei sieht aus wie ein PDF, enthält aber zusätzlich die Daten als XML und ist deshalb eine E-Rechnung.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die Pflicht betrifft nur Leistungen an andere Unternehmen im Inland. An Privatkunden kannst du weiter auf Papier oder, mit deren Einverständnis, als PDF abrechnen. Eine E-Rechnung an Privatkunden ist nur mit ihrer Zustimmung erlaubt.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Ausstellen musst du keine E-Rechnungen, aber du musst sie seit 2025 von anderen Unternehmen annehmen und richtig aufbewahren können. Ein E-Mail-Postfach und ein kostenloses Anzeigeprogramm reichen dafür in der Regel aus.
Kann ich eine E-Rechnung ablehnen?
Nein, zwischen inländischen Unternehmen brauchen E-Rechnungen seit 2025 keine Zustimmung des Empfängers mehr. Ablehnen kannst du eine Rechnung nur, wenn sie inhaltlich falsch ist, etwa bei falschem Betrag oder fehlenden Angaben. Dann bittest du um eine korrigierte Rechnung.
Was passiert, wenn ich ab 2027 oder 2028 keine E-Rechnung schicke?
Wo eine E-Rechnung Pflicht ist, gilt ein PDF oder Papier nicht als ordnungsgemäße Rechnung. Dein Kunde riskiert dann seinen Vorsteuerabzug und wird eine neue Rechnung verlangen. Stell deshalb rechtzeitig um, damit du nicht auf dein Geld warten musst.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Rechnungen bewahrst du seit 2025 acht Jahre auf, gerechnet ab Ende des Kalenderjahres. Bei E-Rechnungen musst du mindestens den strukturierten Datenteil unverändert speichern, nicht nur einen Ausdruck. Eine reine Ablage im E-Mail-Postfach ist dafür oft nicht ausreichend.
Über den Autor
IHK-zertifizierter Gründungsberater · B.Sc. Wirtschaftspsychologie
Hauptberuflich selbstständig bin ich seit 2019, in der Gründungsberatung seit 2021. Ich kenne Gründung mit ihren Höhen und Rückschlägen aus eigener Erfahrung, und genau das fließt in jede Beratung ein.
Inhalt geprüft am 3.10.2026
Du willst deine Rechnungen und Abläufe von Anfang an richtig aufsetzen?
In 10 Minuten klären wir, wo du stehst und was bei Businessplan, Finanzierung und Förderung als Nächstes sinnvoll ist. Danach weißt du, ob und wie ich dich begleiten kann.
Kostenlos · unverbindlich · 10 Minuten
Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Rechts‑, Steuer‑ oder Finanzberatung. FoundingFits bietet keine Rechtsberatung oder Steuerberatung an. Für verbindliche Auskünfte wende dich bitte an eine Steuerberatung, eine Anwaltskanzlei oder eine andere zuständige Beratungsstelle. Alle Angaben ohne Gewähr.