Pflegeberater selbstständig:Anerkennung, Abrechnung & Kosten
Du kennst Pflege aus der Praxis. Anerkennung, Abrechnung mit den Pflegekassen und deinen Finanzplan klären wir gemeinsam, Schritt für Schritt.
- Anerkennung klingt kompliziert? Kriterien, Unterlagen und Antrag gehen wir in der richtigen Reihenfolge durch.
- Unsicher, ob es sich rechnet? Wir rechnen Besuche, Fahrwege und Vergütung vor dem Start durch.
- Keine Lust auf Papierkram? Abrechnung und Berichte planst du mit festen Abläufen von Anfang an.
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Kurz gesagt
Als Pflegeberater selbstständig machst du dich vor allem mit Beratungsbesuchen nach § 37 Abs. 3 SGB XI. Dafür brauchst du eine Ausbildung als Pflegefachkraft, in der Regel zwei Jahre Berufserfahrung in den letzten acht Jahren und die Anerkennung als Beratungsstelle durch die Landesverbände der Pflegekassen. Die Pflegekasse bezahlt die Besuche. Pflegeberatung nach § 7a SGB XI leisten meist die Pflegekassen selbst.
Pflegefachkraft
Examen in der Pflege und in der Regel zwei Jahre Berufserfahrung innerhalb der letzten acht Jahre.
Anerkennung
Beratungsstellen nach § 37 Abs. 3 SGB XI erkennen die Landesverbände der Pflegekassen an.
Feste Nachfrage
Wer nur Pflegegeld bezieht, muss ab Pflegegrad 2 halbjährlich einen Beratungsbesuch nachweisen.
Kasse zahlt
Die Pflegekasse vergütet die Besuche nach Landespreisen. Zuzahlungen der Versicherten sind nicht erlaubt.
Was macht ein selbstständiger Pflegeberater?
Ein selbstständiger Pflegeberater besucht vor allem Pflegegeldempfänger zu Hause und berät sie und ihre Angehörigen zur häuslichen Pflege. Das ist der Beratungsbesuch nach § 37 Abs. 3 SGB XI. Dazu kommen je nach Profil Pflegekurse, Beratung für Selbstzahler oder Aufträge von Pflegekassen. Die umfassende Pflegeberatung nach § 7a SGB XI leisten meist die Kassen selbst.
| Angebot | Wer zahlt | Was du brauchst |
|---|---|---|
| Beratungsbesuch nach § 37 Abs. 3 SGB XI | Pflegekasse | Anerkennung als Beratungsstelle durch die Landesverbände der Pflegekassen |
| Pflegeberatung nach § 7a SGB XI | Pflegekasse | Weiterbildung zum Pflegeberater und Auftrag oder Vertrag einer Pflegekasse |
| Beratungsgutschein nach § 7b SGB XI | Pflegekasse | Vertrag als unabhängige Beratungsstelle mit der jeweiligen Kasse |
| Private Beratung, Vorträge, Schulungen | Kunden selbst, Firmen, Vereine | keine Anerkennung, aber klare Grenzen zu Pflege und Rechtsberatung |
Welche Verträge in deinem Land möglich sind, erfährst du bei den Landesverbänden der Pflegekassen.
Welche Voraussetzungen brauche ich als Pflegeberater?
Für Beratungsbesuche brauchst du eine Ausbildung als Pflegefachkraft, etwa in der Kranken-, Kinderkranken- oder Altenpflege oder als Pflegefachfrau oder Pflegefachmann. Die Landesverbände verlangen in der Regel zwei Jahre hauptberufliche Erfahrung in diesem Beruf innerhalb der letzten acht Jahre. Für die Pflegeberatung nach § 7a kommt eine Weiterbildung nach den Empfehlungen des GKV-Spitzenverbands hinzu.
- Berufsurkunde als Pflegefachkraft und Nachweis der Berufserfahrung.
- Beratungskompetenz und Wissen zu Krankheitsbildern und Hilfebedarf, oft durch Fortbildungen belegt.
- Neutralität: keine Bindung an einen Pflegedienst oder Anbieter, dessen Leistungen du empfiehlst.
- Betriebs- und Berufshaftpflicht für Personen-, Sach- und Vermögensschäden und Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft.
- Mobilität für Hausbesuche, in der Regel ein eigenes Auto.
Kriterien je Land
Wie werde ich anerkannte Beratungsstelle nach § 37 Abs. 3 SGB XI?
Du stellst einen Antrag bei den Landesverbänden der Pflegekassen in deinem Bundesland. Beigefügt werden Berufsurkunde, Nachweise zur Berufserfahrung, Versicherungen und eine Beschreibung deiner Beratungsstelle. In Niedersachsen soll der Antrag zum Beispiel zwei Monate vor dem gewünschten Start vorliegen. Erst mit der Anerkennung darfst du Beratungsbesuche mit der Pflegekasse abrechnen.
- 1
Kriterien besorgen
Anerkennungskriterien und Antragsunterlagen bei den Landesverbänden der Pflegekassen deines Landes anfordern. - 2
Konzept und Finanzplan
Einzugsgebiet, Besuche pro Woche und Fahrkosten durchrechnen. Hilfe dazu gibt es unter Businessplan erstellen. - 3
Versicherungen und Anmeldungen
Haftpflicht abschließen, Finanzamt informieren, Berufsgenossenschaft anmelden. - 4
Antrag stellen
Unterlagen vollständig einreichen und den Bescheid abwarten, bevor du Besuche durchführst. - 5
Abrechnung einrichten
Institutionskennzeichen, Formulare für den Nachweis an die Pflegekasse und eine Software oder einen Abrechnungsdienst festlegen.
Wie rechne ich Beratungsbesuche mit der Pflegekasse ab?
Die Pflegekasse bezahlt den Beratungsbesuch direkt, für gesetzlich Versicherte ist er kostenlos. Die Vergütung wird seit 2019 vereinbart und richtet sich nach den Preisen in deinem Land. In Hessen zahlen die Kassen laut vdek zum Beispiel einheitlich 75 Euro je Besuch. Zuzahlungen der Versicherten darfst du nicht verlangen.
| Pflegegrad | Beratungsbesuch |
|---|---|
| Pflegegrad 1 | freiwillig, halbjährlich möglich |
| Pflegegrad 2 und 3, nur Pflegegeld | Pflicht, einmal im Halbjahr |
| Pflegegrad 4 und 5, nur Pflegegeld | Pflicht, einmal im Halbjahr, auf Wunsch vierteljährlich |
Stand seit 01.01.2026 (dbfk.de, pflege-dschungel.de). Bis einschließlich 31.03.2027 darf jeder zweite Besuch per Video stattfinden, der erste muss vor Ort sein.
Wer den Besuch nicht nachweist, dem kann die Pflegekasse das Pflegegeld kürzen und im Wiederholungsfall entziehen. Deshalb ist die Nachfrage verlässlich. Bei privat Versicherten trägt das Versicherungsunternehmen die Kosten, bei Beihilfeberechtigten anteilig.
Was unterscheidet einen Pflegeberater von einem Pflegedienst?
Als Pflegeberater berätst du, du pflegst nicht. Grundpflege, Behandlungspflege oder Betreuung im Alltag gehören nicht zu deinem Angebot. Dafür brauchst du keinen Versorgungsvertrag nach § 72 SGB XI, keine Pflegedienstleitung und kein Team. Der Einstieg ist deshalb deutlich günstiger, der Umsatz aber auch an deine eigene Arbeitszeit gebunden.
Pflegeberatung
- Anerkennung statt Versorgungsvertrag
- Allein startbar, kleine Investition
- Neutral gegenüber allen Anbietern
Was du nicht anbietest
- Grund- und Behandlungspflege
- Hauswirtschaft und Alltagsbegleitung als Leistung der Kasse
- Vermittlung gegen Provision
Willst du selbst pflegen, lies Pflegedienst gründen. Für Alltagsbegleitung und Entlastungsleistungen gibt es Seniorenbetreuung selbstständig machen.
Bin ich als Pflegeberater Freiberufler oder Gewerbetreibender?
Das entscheidet das Finanzamt nach deiner Ausbildung und deiner Tätigkeit. Für Beratungsbesuche gibt es keine feste Regel, deshalb klärst du die Einordnung am besten vor dem Start. Du meldest dich innerhalb eines Monats mit dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung per ELSTER an. Ob deine Leistungen umsatzsteuerfrei sind, klärst du mit einer Steuerberatung.
- Ohne versicherungspflichtige Angestellte kann für selbstständige Pflegepersonen Rentenversicherungspflicht bestehen. Lass das früh von der Deutschen Rentenversicherung klären.
- Die Krankenversicherung zahlst du als Selbstständiger allein, plane den vollen Beitrag ein.
- Vorträge oder Schulungen für Firmen sind oft anders zu behandeln als Beratungsbesuche für die Pflegekasse.
Mehr zur Einordnung steht unter Freiberufler oder Gewerbe.
Was kostet der Start als Pflegeberater?
Der Start ist vergleichsweise günstig, weil du keine Praxis und kein Team brauchst. Die größten Posten sind ein zuverlässiges Auto, Weiterbildungen, Versicherungen und eine Reserve, bis die ersten Zahlungen der Pflegekassen eingehen. Grob rechnen viele mit 5.000 bis 20.000 Euro, je nachdem, ob ein Auto angeschafft werden muss.
| Kostenposition | Grober Richtwert |
|---|---|
| Weiterbildung zum Pflegeberater nach § 7a (laut GKV-Empfehlung 400 Stunden plus neun Tage Praktikum) | je nach Anbieter mehrere tausend Euro |
| Laptop, Telefon, Abrechnungssoftware | 1.000 – 3.000 € |
| Haftpflichtversicherung (erstes Jahr) | einige hundert Euro |
| Website, Flyer, Visitenkarten | 500 – 2.000 € |
| Auto (falls nötig, gebraucht) | stark unterschiedlich |
| Reserve für die ersten Monate | 3.000 – 10.000 € |
Grobe Richtwerte ohne Gewähr. Die Werte hängen von Region, Weiterbildung und Fahrzeug ab.
Wie du Kosten und Besuchszahlen zusammenbringst, zeigt der Finanzplan.
Aus meiner Praxis
– Maximilian Rothenberger, IHK-zertifizierter Gründungsberater
Welche Förderung kommt für deine Gründung infrage?
Welche Förderung passt, hängt vor allem davon ab, ob du arbeitsuchend gemeldet bist, Arbeitslosengeld beziehst und was du investieren musst. Über jeden Antrag entscheidet die zuständige Stelle im Einzelfall.
AVGS-Gründungscoaching
Wenn du arbeitsuchend oder arbeitslos gemeldet bist, kann die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter einen Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein ausstellen. Mit bewilligtem Gutschein ist das Gründungscoaching für dich kostenfrei.
AVGS-GründercoachingGründungszuschuss
Beziehst du Arbeitslosengeld I und hast bei der Gründung noch mindestens 150 Tage Anspruch, kannst du den Gründungszuschuss beantragen. Er ist eine Ermessensleistung und setzt Businessplan und Tragfähigkeitsbescheinigung voraus.
GründungszuschussFörderkredite
Für Investitionen und Betriebsmittel gibt es zinsgünstige Kredite, etwa den ERP-Gründerkredit der KfW über deine Hausbank. Eine Bank erwartet dafür einen schlüssigen Businessplan mit Finanzplan.
KfW-GründerkreditBrauchst du ein Auto oder eine längere Anlaufreserve, kann der ERP-Gründerkredit StartGeld der KfW helfen. Laut KfW finanziert er bis zu 200.000 Euro, Eigenkapital ist dafür nicht erforderlich (Stand Februar 2026). Mehr dazu unter KfW-Gründerkredit.
Weitere Berufe im Gesundheitswesen findest du unter Selbstständig im Gesundheitsbereich.
Wie läuft das Gründungscoaching mit mir ab?
- 1
Kostenloser Gründungscheck
In 10 Minuten klären wir, wo du stehst und welcher nächste Schritt für dich sinnvoll ist.
- 2
Förderung klären
Ich sage dir, ob ein AVGS infrage kommt und wie du ihn bei Agentur für Arbeit oder Jobcenter ansprichst.
- 3
Gemeinsam ausarbeiten
Geschäftsmodell, Businessplan und Finanzplan, online oder vor Ort, in deinem Tempo.
- 4
Sicher starten
Du hast vollständige Unterlagen für Bank und Agentur für Arbeit und einen klaren Plan für die ersten Monate.
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Häufige Fragen: Pflegeberater selbstständig
Kann ich als Pflegeberater nebenberuflich starten?
Ja, viele beginnen neben einer Stelle in der Pflege. Prüfe vorher deinen Arbeitsvertrag und sprich mit deinem Arbeitgeber, vor allem wenn er selbst Beratungsbesuche anbietet. Für den Gründungszuschuss muss die Selbstständigkeit dagegen hauptberuflich sein.
Darf ich als Pflegeberater Pflegegrad-Widersprüche für Kunden schreiben?
Vorsicht. Wer gegen Bezahlung Widersprüche gegen Bescheide der Pflegekasse formuliert, erbringt unter Umständen eine Rechtsdienstleistung, die nach dem Rechtsdienstleistungsgesetz eine Erlaubnis oder Registrierung voraussetzt. Erklären, vorbereiten und auf Beratungsstellen oder Rentenberater verweisen ist unproblematischer. Lass dein Angebot im Zweifel prüfen.
Brauche ich für Beratungsbesuche ein Büro?
Ein großes Büro brauchst du nicht, denn die Besuche finden in der Wohnung der Pflegebedürftigen statt. Du brauchst aber eine feste Erreichbarkeit, einen sicheren Ort für Unterlagen und Daten und ein Fahrzeug. Ob die Landesverbände eine Geschäftsadresse verlangen, steht in den Anerkennungskriterien deines Landes.
Darf ich Kunden an einen bestimmten Pflegedienst vermitteln?
Als anerkannte Beratungsstelle musst du neutral und unabhängig beraten. Provisionen von Pflegediensten, Sanitätshäusern oder Vermittlungsagenturen passen damit nicht zusammen und können die Anerkennung gefährden. Nenne lieber mehrere Anbieter und begründe deine Empfehlung fachlich.
Wie viele Beratungsbesuche schaffe ich am Tag?
Das hängt vor allem von den Fahrwegen ab. Ein Besuch mit Vor- und Nachbereitung und Bericht an die Pflegekasse braucht deutlich mehr Zeit als das Gespräch selbst. Plane deine Touren nach Wohnorten und rechne im Finanzplan lieber vorsichtig.
Bekomme ich als Pflegeberater ein kostenloses Gründungscoaching?
Wenn du arbeitsuchend oder arbeitslos gemeldet bist, kann die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter einen AVGS für ein Gründungscoaching ausstellen. Mit bewilligtem Gutschein ist das Coaching für dich kostenfrei. Im Erstgespräch kläre ich mit dir, wie du den Gutschein ansprichst.
Über den Autor
IHK-zertifizierter Gründungsberater · B.Sc. Wirtschaftspsychologie
Hauptberuflich selbstständig bin ich seit 2019, in der Gründungsberatung seit 2021. Ich kenne Gründung mit ihren Höhen und Rückschlägen aus eigener Erfahrung, und genau das fließt in jede Beratung ein.
Inhalt geprüft am 2.10.2026
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Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Rechts‑, Steuer‑ oder Finanzberatung. FoundingFits bietet keine Rechtsberatung oder Steuerberatung an. Für verbindliche Auskünfte wende dich bitte an eine Steuerberatung, eine Anwaltskanzlei oder eine andere zuständige Beratungsstelle. Alle Angaben ohne Gewähr.