Personalvermittlung gründen:Erlaubnis, Honorar & Start
Du erkennst, wer zu wem passt. Den Weg zur eigenen Personalvermittlung gehen wir gemeinsam: Abgrenzung, Verträge, Preise und erste Kunden.
- Keine Erfahrung im Recruiting? Branchenkenntnis zählt oft mehr. Methoden für Suche und Auswahl kannst du lernen.
- Angst vor dem Papierkram? Für reine Vermittlung reicht die Gewerbeanmeldung. Eine Erlaubnis brauchst du nicht.
- Wenig Startkapital? Laptop, Telefon und Netzwerk reichen. Teure Software kannst du später dazunehmen.
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Kurz gesagt
Eine Personalvermittlung gründest du mit einer einfachen Gewerbeanmeldung, denn private Arbeitsvermittlung ist seit 2002 erlaubnisfrei. Du bringst Bewerber und Unternehmen zusammen, eingestellt wird direkt beim Kunden. Bezahlt wirst du meist vom Unternehmen per Provision. Eine Erlaubnis brauchst du erst, wenn du Personal selbst anstellst und an Kunden verleihst, das ist Arbeitnehmerüberlassung. Wichtig sind klare Verträge und Datenschutz für Bewerberdaten.
Erlaubnisfrei
Private Arbeitsvermittlung braucht seit 2002 keine Erlaubnis mehr. Die Gewerbeanmeldung genügt.
Provision
Meist zahlt das Unternehmen nach erfolgreicher Einstellung, oft als Anteil am Jahresgehalt.
Vermittlungsgutschein
Die Abrechnung über Gutscheine der Agentur setzt eine Trägerzulassung nach § 176 SGB III voraus.
Datenschutz
Lebensläufe sind personenbezogene Daten. Weitergabe an Kunden nur mit Einwilligung.
Braucht man für eine Personalvermittlung eine Erlaubnis?
Nein, für reine Personalvermittlung brauchst du keine Erlaubnis. Die Erlaubnispflicht für private Arbeitsvermittlung wurde 2002 abgeschafft. Du meldest ein Gewerbe an, wirst Mitglied der IHK und gibst den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung per ELSTER innerhalb eines Monats ab. Personalvermittlung gilt als Gewerbe, nicht als freier Beruf.
- Gewerbe anmelden, Kosten je nach Gemeinde grob 10 bis 60 Euro
- Fragebogen zur steuerlichen Erfassung innerhalb eines Monats
- Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft innerhalb einer Woche
- Verträge für Kunden und, falls nötig, für Bewerber vorbereiten
- Datenschutzerklärung, Einwilligungen und Löschfristen für Bewerberdaten festlegen
Was ist der Unterschied zwischen Personalvermittlung und Zeitarbeit?
Bei der Personalvermittlung stellt dein Kunde den Bewerber selbst ein, du bekommst eine Provision und bist danach raus. Bei Zeitarbeit stellst du die Menschen bei dir an und verleihst sie an Kunden. Dann bist du Arbeitgeber, brauchst eine Erlaubnis der Bundesagentur für Arbeit und trägst Lohn, Equal Pay und Haftung.
Personalvermittlung
- Keine Erlaubnis, nur Gewerbeanmeldung
- Bewerber wird beim Kunden angestellt
- Einmalige Provision bei Erfolg
- Geringes Startkapital
Arbeitnehmerüberlassung
- Erlaubnis nach dem AÜG nötig
- Du bist Arbeitgeber der Leiharbeitnehmer
- Laufende Marge auf jede Stunde
- Hoher Liquiditätsbedarf für Löhne
Keine verdeckte Überlassung
Wie verdient eine Personalvermittlung Geld?
In der Regel zahlt das Unternehmen, das einstellt. Üblich ist eine Provision bei erfolgreicher Einstellung, oft als Anteil am ersten Jahresbruttogehalt. Bei schwer zu besetzenden Stellen arbeiten manche Vermittler mit einer Anzahlung bei Auftragsbeginn. Viele Verträge enthalten eine Nachbesetzung, falls der Kandidat in der Probezeit wieder geht.
| Modell | Wie es funktioniert | Worauf du achtest |
|---|---|---|
| Erfolgshonorar | Provision nach Unterschrift oder Arbeitsantritt | grob 15 bis 30 Prozent eines Jahresgehalts, frei verhandelbar |
| Retainer | Teilzahlung bei Auftrag, Rest bei Erfolg | eher für Fach- und Führungspositionen |
| Nachbesetzung | kostenlose Ersatzsuche bei Abgang in der Probezeit | Frist und Bedingungen genau festlegen |
| Vergütung vom Bewerber | nur mit schriftlichem Vertrag, nur bei Erfolg, in der Regel höchstens 2.000 € inklusive Umsatzsteuer | keine Vorschüsse, nicht bei Ausbildungsplätzen und Minijobs |
Provisionsspanne als grober Marktrichtwert ohne Einzelquelle. Regeln zur Vergütung vom Bewerber: § 296 und § 296a SGB III.
Wie funktioniert die Abrechnung über den Vermittlungsgutschein?
Arbeitsuchende können von der Agentur für Arbeit einen Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein für eine private Arbeitsvermittlung bekommen. Vermittelst du sie in eine versicherungspflichtige Beschäftigung, zahlt die Agentur dir eine gesetzlich festgelegte Vergütung in zwei Raten. Abrechnen darfst du nur, wenn dein Unternehmen als Träger nach § 176 SGB III zugelassen ist.
| Punkt | Regel nach § 45 SGB III |
|---|---|
| Vergütung | 2.500 €, bei Langzeitarbeitslosen und Menschen mit Behinderungen bis zu 3.000 € |
| Auszahlung | 1.250 € nach sechs Wochen, der Rest nach sechs Monaten Beschäftigung |
| Beschäftigung | versicherungspflichtig |
| Anspruch | Wer Anspruch auf Arbeitslosengeld hat und nach sechs Wochen Arbeitslosigkeit innerhalb von drei Monaten noch nicht vermittelt ist, hat Anspruch auf den Gutschein |
| Ausgeschlossen | Stellen, die von vornherein auf weniger als drei Monate befristet sind, und ein Arbeitgeber, bei dem die Person in den letzten vier Jahren mehr als drei Monate beschäftigt war |
§ 45 Abs. 6 und 7 SGB III, Stand Oktober 2026. Die genauen Bedingungen stehen auf dem Gutschein.
Die Trägerzulassung ist ein eigenes Verfahren mit Qualitätsmanagement und laufenden Kosten. Für den Start ist sie keine Pflicht. Viele Vermittler arbeiten anfangs nur mit Unternehmen und prüfen die Zulassung später.
Welche Verträge braucht eine Personalvermittlung?
Mit dem Unternehmen schließt du einen Vermittlungsvertrag oder Rahmenvertrag. Er regelt Honorar, Fälligkeit, Nachbesetzung und was passiert, wenn der Kunde einen vorgestellten Kandidaten später ohne dich einstellt. Mit Bewerbern vereinbarst du, was du mit ihren Daten machen darfst. Willst du vom Bewerber Geld, brauchst du einen schriftlichen Vertrag.
- Leistung: Suche, Vorauswahl, Interviews, Vorstellung beim Kunden
- Honorar, Fälligkeit und Zahlungsziel
- Nachbesetzung bei Abgang in der Probezeit
- Provision auch bei späterer Einstellung eines vorgestellten Kandidaten, mit fester Frist
- Exklusivität oder parallele Suche durch andere Vermittler
Was muss ich beim Datenschutz für Bewerberdaten beachten?
Lebensläufe, Zeugnisse und Gehaltswünsche sind personenbezogene Daten. Du brauchst eine Rechtsgrundlage, um sie zu speichern, und in der Regel eine Einwilligung, bevor du ein Profil an einen Kunden schickst. Lege fest, wie lange du Daten aufbewahrst, und lösche sie danach. Auch Stellenanzeigen müssen diskriminierungsfrei formuliert sein.
- Einwilligung für Talentpool und Weitergabe an Kunden dokumentieren
- Bewerbermanagement-Software mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung nutzen
- Stellenanzeigen nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz prüfen
- Profile anonymisiert vorstellen, bis der Kandidat zustimmt
Wie du die ersten Unternehmen als Kunden gewinnst, zeigt Kunden gewinnen. Weitere Gründungen im Dienstleistungsbereich findest du unter Selbstständig als Dienstleister.
Was kostet es, eine Personalvermittlung zu gründen?
Eine Personalvermittlung kannst du mit wenig Geld starten. Für Laptop, Telefon, Website, Software und Versicherung rechnest du grob mit 2.000 bis 8.000 Euro. Teuer werden können Lizenzen für Karrierenetzwerke und Stellenanzeigen. Plane eine Reserve ein, denn bis zur ersten Provision vergehen oft mehrere Monate.
| Kostenposition | Richtwert |
|---|---|
| Laptop, Telefon, Büroausstattung | 1.000 – 2.500 € |
| Website und Unternehmensprofile | 300 – 2.000 € |
| Bewerbermanagement-Software | 0 – 150 € pro Monat |
| Recruiting-Lizenzen und Stellenanzeigen | stark schwankend, oft mehrere hundert Euro pro Monat |
| Vermögensschadenhaftpflicht | einige hundert Euro pro Jahr |
| Gesamt im ersten Jahr ohne Lebenshaltung | grob 2.000 – 8.000 € |
Grobe Richtwerte ohne Einzelquelle, abhängig von Anbieter, Tools und Werbebudget.
Aus meiner Praxis
– Maximilian Rothenberger, IHK-zertifizierter Gründungsberater
Welche Förderung kommt für deine Gründung infrage?
Welche Förderung passt, hängt vor allem davon ab, ob du arbeitsuchend gemeldet bist, Arbeitslosengeld beziehst und was du investieren musst. Über jeden Antrag entscheidet die zuständige Stelle im Einzelfall.
AVGS-Gründungscoaching
Wenn du arbeitsuchend oder arbeitslos gemeldet bist, kann die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter einen Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein ausstellen. Mit bewilligtem Gutschein ist das Gründungscoaching für dich kostenfrei.
AVGS-GründercoachingGründungszuschuss
Beziehst du Arbeitslosengeld I und hast bei der Gründung noch mindestens 150 Tage Anspruch, kannst du den Gründungszuschuss beantragen. Er ist eine Ermessensleistung und setzt Businessplan und Tragfähigkeitsbescheinigung voraus.
GründungszuschussFörderkredite
Für Investitionen und Betriebsmittel gibt es zinsgünstige Kredite, etwa den ERP-Gründerkredit der KfW über deine Hausbank. Eine Bank erwartet dafür einen schlüssigen Businessplan mit Finanzplan.
KfW-GründerkreditWie läuft das Gründungscoaching mit mir ab?
- 1
Kostenloser Gründungscheck
In 10 Minuten klären wir, wo du stehst und welcher nächste Schritt für dich sinnvoll ist.
- 2
Förderung klären
Ich sage dir, ob ein AVGS infrage kommt und wie du ihn bei Agentur für Arbeit oder Jobcenter ansprichst.
- 3
Gemeinsam ausarbeiten
Geschäftsmodell, Businessplan und Finanzplan, online oder vor Ort, in deinem Tempo.
- 4
Sicher starten
Du hast vollständige Unterlagen für Bank und Agentur für Arbeit und einen klaren Plan für die ersten Monate.
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Häufige Fragen: Personalvermittlung gründen
Brauche ich eine Ausbildung, um eine Personalvermittlung zu gründen?
Eine bestimmte Ausbildung schreibt das Gesetz nicht vor. Kunden achten aber auf Branchenkenntnis und ein gutes Netzwerk. Wer Kandidaten aus seiner früheren Branche kennt, hat einen klaren Vorteil.
Darf ich Geld von Bewerbern verlangen?
Nur in engen Grenzen. Du brauchst einen schriftlichen Vermittlungsvertrag, Geld gibt es erst bei Erfolg, Vorschüsse sind verboten, und die Vergütung ist in der Regel auf 2.000 Euro einschließlich Umsatzsteuer gedeckelt. Für die Vermittlung in eine Ausbildung oder einen Minijob darfst du vom Suchenden nichts verlangen. Die meisten Vermittler lassen sich deshalb vom Unternehmen bezahlen.
Was ist der Unterschied zwischen Personalvermittlung und Headhunting?
Rechtlich ist beides Arbeitsvermittlung. Headhunting meint meist die gezielte Direktansprache von Fach- und Führungskräften, die gerade nicht suchen. Bei der Direktansprache am Arbeitsplatz gelten Grenzen aus dem Wettbewerbsrecht, halte Erstkontakte kurz.
Kann ich auch Fachkräfte aus dem Ausland vermitteln?
Grundsätzlich ja. Für die Anwerbung von Gesundheits- und Pflegekräften aus bestimmten Staaten gelten aber Einschränkungen, und für die Einreise braucht es oft eine Anerkennung des Abschlusses und einen passenden Aufenthaltstitel. Kläre das vor dem ersten Auftrag mit der Bundesagentur für Arbeit.
Kann ich nebenberuflich mit einer Personalvermittlung starten?
Ja, die Vermittlung braucht keine Erlaubnis und kaum Ausstattung. Prüfe aber deinen Arbeitsvertrag: Kollegen oder Kunden deines Arbeitgebers abzuwerben, kann gegen deine Pflichten verstoßen. Mehr unter Nebenberuflich selbstständig.
Bekomme ich ein Gründungscoaching für meine Personalvermittlung bezahlt?
Wenn du arbeitsuchend oder arbeitslos gemeldet bist, kann die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter einen AVGS für ein Gründungscoaching ausstellen. Mit bewilligtem Gutschein ist das Coaching für dich kostenfrei. Im Erstgespräch kläre ich mit dir, wie du den Gutschein ansprichst.
Über den Autor
IHK-zertifizierter Gründungsberater · B.Sc. Wirtschaftspsychologie
Hauptberuflich selbstständig bin ich seit 2019, in der Gründungsberatung seit 2021. Ich kenne Gründung mit ihren Höhen und Rückschlägen aus eigener Erfahrung, und genau das fließt in jede Beratung ein.
Inhalt geprüft am 2.10.2026
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Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Rechts‑, Steuer‑ oder Finanzberatung. FoundingFits bietet keine Rechtsberatung oder Steuerberatung an. Für verbindliche Auskünfte wende dich bitte an eine Steuerberatung, eine Anwaltskanzlei oder eine andere zuständige Beratungsstelle. Alle Angaben ohne Gewähr.