Virtuelle Assistenz selbstständig:Status, Verträge & Datenschutz
Du organisierst, was andere liegen lassen. Den Weg zur eigenen virtuellen Assistenz gehen wir gemeinsam: Anmeldung, Preise, Verträge und erste Kunden.
- Unsicher, ob Gewerbe oder Freiberuf? Das klären wir anhand deiner Leistungen, bevor du dich anmeldest.
- Nur ein Kunde in Sicht? Damit starten viele. Wir planen früh den zweiten und dritten Auftraggeber ein.
- Angst vor Datenschutz? Ein Mustervertrag zur Auftragsverarbeitung und sichere Werkzeuge decken das Wichtigste ab.
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Kurz gesagt
Als virtuelle Assistenz machst du dich in den meisten Fällen mit einem Gewerbe selbstständig, denn Büro- und Organisationsdienste gelten nicht als freier Beruf. Freiberuflich kann nur sein, was einem freien Beruf entspricht, etwa Übersetzen oder eigenes Texten. Wichtig sind mehrere Auftraggeber, damit keine Scheinselbstständigkeit entsteht, und ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung, sobald du mit Kundendaten arbeitest. Der Start kostet wenig.
Meist Gewerbe
Büro-, Termin- und Organisationsdienste sind in der Regel gewerblich. Das Finanzamt entscheidet im Einzelfall.
Mehrere Kunden
Wer nur für einen Kunden arbeitet und eingebunden ist, riskiert Scheinselbstständigkeit.
AV-Vertrag
Verarbeitest du Daten im Auftrag deines Kunden, braucht ihr einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO.
Kleiner Start
Laptop, Software und Versicherung reichen für den Anfang. Ein Büro brauchst du nicht.
Ist virtuelle Assistenz ein Freiberuf oder ein Gewerbe?
Virtuelle Assistenz ist in der Regel ein Gewerbe. Terminplanung, E-Mail-Bearbeitung, Kundenservice, Recherche und Büroorganisation gehören nicht zu den freien Berufen im Einkommensteuergesetz. Freiberuflich kann ein Teil deiner Arbeit sein, wenn er einem freien Beruf entspricht, etwa Übersetzungen oder eigenständig geschriebene Texte. Die Einstufung trifft das Finanzamt.
Meist gewerblich
- Termin- und E-Mail-Management
- Kundenservice, Telefon, Chat
- Recherche, Reiseplanung, Datenpflege
- Social-Media-Betreuung nach Vorgabe
Kann freiberuflich sein
- Übersetzungen
- Eigenständig geschriebene Texte mit journalistischem oder schriftstellerischem Anspruch
- Grafische Gestaltung mit künstlerischem Anspruch
Bietest du beides an, trenne die Leistungen in Rechnungen und Buchhaltung. Wie die Abgrenzung funktioniert, steht unter Freiberufler oder Gewerbe. Als Gewerbe meldest du dich beim Gewerbeamt an, die Gebühr liegt grob bei 10 bis 60 Euro.
Wann droht als virtuelle Assistenz Scheinselbstständigkeit?
Scheinselbstständigkeit droht, wenn du in Wahrheit wie eine Angestellte arbeitest: feste Arbeitszeiten, Weisungen, eingebunden in die Abläufe des Kunden, ohne eigenes unternehmerisches Risiko. Die Rentenversicherung prüft dann die tatsächliche Arbeit, nicht den Vertragstitel. Der Kunde müsste Sozialbeiträge nachzahlen. Bei Unsicherheit klärt ein Statusfeststellungsverfahren deinen Status verbindlich.
| Thema | Worum es geht | Was hilft |
|---|---|---|
| Scheinselbstständigkeit | in Wahrheit eine Beschäftigung beim Kunden | eigene Zeiteinteilung, eigene Werkzeuge, eigene Preise, mehrere Kunden |
| Rentenversicherungspflicht nach § 2 Satz 1 Nr. 9 SGB VI | Selbstständige ohne Angestellte mit im Wesentlichen einem Auftraggeber | weitere Kunden gewinnen oder eine Person versicherungspflichtig beschäftigen |
| Statusfeststellung | die Deutsche Rentenversicherung prüft deinen Status verbindlich | Antrag früh stellen, wenn du unsicher bist |
Kriterien und Folgen erklärt die Seite Scheinselbstständigkeit, was in den Vertrag mit deinen Kunden gehört, zeigt Freier Mitarbeitervertrag. Wie du schnell weitere Auftraggeber findest, zeigt Kunden gewinnen.
Brauche ich als virtuelle Assistenz einen AV-Vertrag?
Ja, in den meisten Fällen. Sobald du im Auftrag deines Kunden personenbezogene Daten verarbeitest, etwa Postfächer, Kundenlisten oder Kalender mit Kontakten, ist das Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Dein Kunde bleibt verantwortlich und braucht mit dir einen Vertrag. Darin stehen Zweck, Weisungen, Schutzmaßnahmen und wer weitere Dienstleister einsetzen darf.
- Mustervertrag zur Auftragsverarbeitung bereithalten und vor dem ersten Zugriff unterschreiben
- Liste deiner technischen und organisatorischen Maßnahmen: Passwortmanager, Zwei-Faktor-Anmeldung, verschlüsselte Geräte
- Eigene Werkzeuge mit Sitz oder Servern in der EU bevorzugen und als Unterauftragsverarbeiter benennen
- Zugänge des Kunden nur für den Auftrag nutzen und nach Ende zurückgeben
- Datenpannen sofort an den Kunden melden, er hat nur 72 Stunden für die Meldung an die Behörde
Verschwiegenheit
Welche Leistungen kann ich als virtuelle Assistenz anbieten?
Typisch sind Büroorganisation, E-Mail- und Terminverwaltung, Kundenservice, Recherche, Rechnungsvorbereitung und Betreuung von Onlineauftritten. Je spitzer du dein Angebot auf eine Zielgruppe zuschneidest, etwa Coaches, Handwerksbetriebe oder Onlineshops, desto leichter findest du Kunden. Beachte dabei die gesetzlichen Grenzen bei Steuer- und Rechtsberatung.
| Leistung | Hinweis |
|---|---|
| Termin- und E-Mail-Management | Zugang per eigenem Benutzerkonto statt geteiltem Passwort |
| Kundenservice und Telefon | Erreichbarkeit und Vertretung im Vertrag regeln |
| Rechnungen vorbereiten, Belege sortieren | Buchen und Lohnabrechnung nur mit passender Qualifikation |
| Social Media und Newsletter | Kennzeichnung von Werbung, Einwilligungen für Newsletter |
| Recherche und Reiseplanung | Buchst du Reisepakete im eigenen Namen, kann Reiserecht gelten |
Für Buchhaltung als Kernleistung lies Buchhaltungsservice gründen.
Wie viel sollte ich als virtuelle Assistenz verlangen?
Dein Stundensatz muss Steuern, Krankenversicherung, Altersvorsorge, Urlaub, Krankheit und Betriebskosten decken. Abrechenbar ist nur ein Teil deiner Arbeitszeit, weil Akquise und Verwaltung dazukommen. Rechne deinen Mindestsatz aus, bevor du dich an Plattformpreisen orientierst. Viele virtuelle Assistenzen arbeiten mit monatlichen Stundenpaketen, das bringt planbare Einnahmen.
- Jahresziel aus Kosten, gewünschtem Einkommen, Steuern und Vorsorge bilden
- Durch realistische abrechenbare Stunden teilen, das ergibt deinen Mindestsatz
- Stundenpakete mit Abrechnung im Voraus und klarer Regel für ungenutzte Stunden
Deinen Satz rechnest du mit dem Stundensatz-Rechner aus. Liegt dein Umsatz im Vorjahr bei höchstens 25.000 Euro und im laufenden Jahr nicht über 100.000 Euro, kannst du die Kleinunternehmerregelung nutzen.
Was kostet der Start als virtuelle Assistenz?
Der Start als virtuelle Assistenz ist günstig. Für Laptop, Software, Website, Versicherung und Gewerbeanmeldung rechnest du im ersten Jahr grob mit 1.500 bis 5.000 Euro. Ein Büro brauchst du nicht. Wichtiger ist eine Reserve für die ersten Monate, bis du genug Stammkunden hast.
| Kostenposition | Richtwert |
|---|---|
| Laptop, Headset, Bildschirm | 800 – 2.000 € |
| Software: Büro-Paket, Passwortmanager, Telefonie | 20 – 80 € pro Monat |
| Website und Domain | 100 – 1.000 € |
| Vermögensschadenhaftpflicht | einige hundert Euro pro Jahr |
| Gewerbeanmeldung | 10 – 60 € |
| Gesamt im ersten Jahr | grob 1.500 – 5.000 € |
Grobe Richtwerte ohne Einzelquelle, abhängig von Ausstattung und Anbietern.
Aus meiner Praxis
– Maximilian Rothenberger, IHK-zertifizierter Gründungsberater
Welche Förderung kommt für deine Gründung infrage?
Welche Förderung passt, hängt vor allem davon ab, ob du arbeitsuchend gemeldet bist, Arbeitslosengeld beziehst und was du investieren musst. Über jeden Antrag entscheidet die zuständige Stelle im Einzelfall.
AVGS-Gründungscoaching
Wenn du arbeitsuchend oder arbeitslos gemeldet bist, kann die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter einen Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein ausstellen. Mit bewilligtem Gutschein ist das Gründungscoaching für dich kostenfrei.
AVGS-GründercoachingGründungszuschuss
Beziehst du Arbeitslosengeld I und hast bei der Gründung noch mindestens 150 Tage Anspruch, kannst du den Gründungszuschuss beantragen. Er ist eine Ermessensleistung und setzt Businessplan und Tragfähigkeitsbescheinigung voraus.
GründungszuschussFörderkredite
Für Investitionen und Betriebsmittel gibt es zinsgünstige Kredite, etwa den ERP-Gründerkredit der KfW über deine Hausbank. Eine Bank erwartet dafür einen schlüssigen Businessplan mit Finanzplan.
KfW-GründerkreditWie läuft das Gründungscoaching mit mir ab?
- 1
Kostenloser Gründungscheck
In 10 Minuten klären wir, wo du stehst und welcher nächste Schritt für dich sinnvoll ist.
- 2
Förderung klären
Ich sage dir, ob ein AVGS infrage kommt und wie du ihn bei Agentur für Arbeit oder Jobcenter ansprichst.
- 3
Gemeinsam ausarbeiten
Geschäftsmodell, Businessplan und Finanzplan, online oder vor Ort, in deinem Tempo.
- 4
Sicher starten
Du hast vollständige Unterlagen für Bank und Agentur für Arbeit und einen klaren Plan für die ersten Monate.
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Häufige Fragen: Virtuelle Assistenz selbstständig
Brauche ich eine Ausbildung, um als virtuelle Assistenz zu arbeiten?
Nein, virtuelle Assistenz ist kein geschützter Beruf. Kunden achten auf Erfahrung, Zuverlässigkeit und sichere Werkzeuge. Eine kaufmännische Ausbildung oder Erfahrung im Sekretariat hilft dir beim Verkaufen und bei der Preisfindung.
Darf ich als virtuelle Assistenz die Buchhaltung meiner Kunden machen?
Nur eingeschränkt, Belege sortieren und vorbereiten ist unproblematisch. Das Buchen laufender Geschäftsvorfälle und die laufende Lohnabrechnung sind nach dem Steuerberatungsgesetz nur mit kaufmännischem Abschluss und drei Jahren Praxis in der Buchhaltung erlaubt. Abschlüsse, Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Steuererklärungen bleiben Steuerberatern und anderen dazu befugten Stellen vorbehalten. Mehr unter Buchhaltungsservice gründen.
Kann ich als virtuelle Assistenz nebenberuflich starten?
Ja, das ist ein häufiger Einstieg. Informiere deinen Arbeitgeber und prüfe, was dein Arbeitsvertrag zu Nebentätigkeiten sagt. Kunden deines Arbeitgebers abzuwerben, ist in der Regel nicht erlaubt.
Darf ich für Kunden im Ausland arbeiten?
Ja. Bei Geschäftskunden in der EU schuldet meist der Kunde die Umsatzsteuer, du stellst dann ohne deutsche Umsatzsteuer und mit Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Empfängers aus. Dafür brauchst du eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Lass dir die Rechnungsangaben einmal von deinem Steuerberater bestätigen.
Brauche ich als virtuelle Assistenz eine Versicherung?
Gesetzlich vorgeschrieben ist keine Berufshaftpflicht. Sinnvoll ist eine Vermögensschadenhaftpflicht, denn ein verpasster Termin, eine falsche Überweisung oder eine Datenpanne können beim Kunden teure Folgen haben. Prüfe, ob Datenschutzverstöße mitversichert sind.
Bekomme ich als virtuelle Assistenz den Gründungszuschuss?
Wenn du Arbeitslosengeld I beziehst und bei der Gründung noch mindestens 150 Tage Anspruch hast, kannst du ihn beantragen. Er ist eine Ermessensleistung. Du brauchst einen Businessplan und eine Tragfähigkeitsbescheinigung, und der Antrag muss vor dem Start gestellt sein.
Über den Autor
IHK-zertifizierter Gründungsberater · B.Sc. Wirtschaftspsychologie
Hauptberuflich selbstständig bin ich seit 2019, in der Gründungsberatung seit 2021. Ich kenne Gründung mit ihren Höhen und Rückschlägen aus eigener Erfahrung, und genau das fließt in jede Beratung ein.
Inhalt geprüft am 2.10.2026
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In 10 Minuten klären wir, wo du stehst und was bei Businessplan, Finanzierung und Förderung als Nächstes sinnvoll ist. Danach weißt du, ob und wie ich dich begleiten kann.
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Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Rechts‑, Steuer‑ oder Finanzberatung. FoundingFits bietet keine Rechtsberatung oder Steuerberatung an. Für verbindliche Auskünfte wende dich bitte an eine Steuerberatung, eine Anwaltskanzlei oder eine andere zuständige Beratungsstelle. Alle Angaben ohne Gewähr.