Ersten Mitarbeiter einstellen:Schritte, Kosten & Pflichten
Du schaffst die Arbeit nicht mehr allein. Mit dieser Liste stellst du deinen ersten Mitarbeiter ein, ohne eine Pflicht zu übersehen.
- Angst vor den Kosten? Mit rund 21 Prozent plus Umlagen kannst du die Stelle vorher genau rechnen.
- Keine Ahnung von Lohnabrechnung? Ein Lohnprogramm oder deine Steuerberatung übernimmt die Meldungen.
- Sorge, nie mehr kündigen zu können? Im Kleinbetrieb bis zehn Beschäftigte gilt das Kündigungsschutzgesetz nicht.
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Kurz gesagt
Den ersten Mitarbeiter einstellen heißt: Betriebsnummer beantragen, Arbeitsvertrag nach dem Nachweisgesetz schreiben, die Person bei der Krankenkasse anmelden, Lohnabrechnung und Lohnsteuer einrichten, den Betrieb bei der Berufsgenossenschaft melden und eine Gefährdungsbeurteilung machen. Zum Bruttolohn zahlst du 2026 rund 21 Prozent Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, dazu Umlagen und den Beitrag zur Unfallversicherung. Im Kleinbetrieb mit höchstens zehn Beschäftigten gilt das Kündigungsschutzgesetz nicht.
Sechs Pflichtschritte
Betriebsnummer, Vertrag, Anmeldung, Lohnabrechnung, Berufsgenossenschaft, Arbeitsschutz.
Rund 21 Prozent
Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung 2026, dazu Umlagen und Unfallversicherung.
BG binnen einer Woche
Dein Unternehmen meldest du spätestens eine Woche nach dem Start bei der Berufsgenossenschaft.
Bis zehn Beschäftigte
So lange gilt das Kündigungsschutzgesetz in deinem Betrieb nicht.
Welche Schritte brauchst du, um den ersten Mitarbeiter einzustellen?
Für den ersten Mitarbeiter richtest du einmal alle Arbeitgeberpflichten ein. Du brauchst eine Betriebsnummer, einen Arbeitsvertrag, die Anmeldung bei der Krankenkasse, eine laufende Lohnabrechnung mit Lohnsteuer, die Meldung bei der Berufsgenossenschaft und eine Gefährdungsbeurteilung. Plane dafür einige Wochen vor dem ersten Arbeitstag ein.
- 1
Betriebsnummer beantragen
Beim Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit, online und kostenlos. Ohne sie kannst du niemanden zur Sozialversicherung melden. - 2
Arbeitsvertrag schreiben
Mit allen Angaben nach dem Nachweisgesetz, Lohn, Arbeitszeit, Urlaub, Probezeit und Kündigungsfristen. - 3
Bei der Krankenkasse anmelden
Die Anmeldung geht elektronisch an die Krankenkasse deines Mitarbeiters, mit der nächsten Lohnabrechnung, spätestens sechs Wochen nach Beginn. In einigen Branchen ist eine Sofortmeldung vor Arbeitsbeginn Pflicht. - 4
Lohnabrechnung einrichten
Lohnsteuermerkmale abrufen, monatlich abrechnen, Beitragsnachweis an die Krankenkasse, Lohnsteuer-Anmeldung an das Finanzamt. - 5
Berufsgenossenschaft melden
Hast du dein Unternehmen noch nicht gemeldet, holst du das nach. Beschäftigte sind dort automatisch unfallversichert. Details stehen unter Berufsgenossenschaft für Selbstständige. - 6
Arbeitsschutz organisieren
Gefährdungsbeurteilung erstellen, Mitarbeiter unterweisen, Betreuung durch Betriebsarzt und Fachkraft für Arbeitssicherheit regeln.
Was kostet ein Mitarbeiter zusätzlich zum Bruttolohn?
Zum Bruttolohn zahlst du 2026 rund 21 Prozent Arbeitgeberanteile für Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Dazu kommen die Umlagen U1, U2 und die Insolvenzgeldumlage sowie der Beitrag zur Berufsgenossenschaft. Je nach Krankenkasse und Branche liegen die Lohnnebenkosten damit grob bei 23 bis 25 Prozent, mit hohem BG-Beitrag auch darüber.
| Beitrag | Satz gesamt 2026 | Anteil Arbeitgeber | Bei 3.000 € brutto |
|---|---|---|---|
| Krankenversicherung | 14,6 % | 7,3 % | 219,00 € |
| Zusatzbeitrag (Durchschnitt) | 2,9 % | 1,45 % | 43,50 € |
| Pflegeversicherung | 3,6 % | 1,8 % | 54,00 € |
| Rentenversicherung | 18,6 % | 9,3 % | 279,00 € |
| Arbeitslosenversicherung | 2,6 % | 1,3 % | 39,00 € |
| Summe Arbeitgeberanteil | 21,15 % | 634,50 € | |
| Insolvenzgeldumlage | 0,15 % | 0,15 % | 4,50 € |
| Umlagen U1 und U2 | je nach Krankenkasse | Arbeitgeber allein | Satzung der Kasse |
| Unfallversicherung | je nach Branche | Arbeitgeber allein | Bescheid der BG |
Stand Oktober 2026. Quellen: Techniker Krankenkasse (Beitragssätze 2026), Minijob-Zentrale (Umlageverfahren). In Sachsen ist der Arbeitgeberanteil zur Pflegeversicherung niedriger. Rechenbeispiel gerundet.
Plane außerdem Urlaub, Krankheitstage und die Einarbeitung ein. Wie du die Lohnkosten Monat für Monat abbildest, zeigt Liquiditätsplan erstellen. Bleibt der Verdienst bei höchstens 603 Euro im Monat, gelten die Regeln für Minijobs, siehe Minijobber einstellen.
Was gehört in den ersten Arbeitsvertrag?
In den Arbeitsvertrag gehören alle Angaben, die das Nachweisgesetz verlangt: Vertragsparteien, Beginn, Tätigkeit, Arbeitsort, Lohn, Arbeitszeit, Urlaub, Probezeit und Kündigungsfristen. Name, Lohn und Arbeitszeit muss dein Mitarbeiter spätestens am ersten Arbeitstag haben. Seit 2025 reicht oft die Textform, in einigen Branchen wie Bau oder Gastronomie bleibt die Schriftform Pflicht.
- Beginn und gegebenenfalls Befristung. Eine Befristung ohne Sachgrund ist bis zu zwei Jahre möglich und muss vor Arbeitsbeginn schriftlich vereinbart sein.
- Probezeit von höchstens sechs Monaten mit zwei Wochen Kündigungsfrist.
- Lohn, Zuschläge und Fälligkeit, mindestens der Mindestlohn von 13,90 Euro pro Stunde.
- Arbeitszeit, Überstunden, Urlaub von mindestens 20 Tagen bei einer Fünf-Tage-Woche.
Bußgeld bei fehlendem Nachweis
Wie läuft die Lohnabrechnung jeden Monat?
Jeden Monat berechnest du Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge, zahlst den Nettolohn aus und übermittelst zwei Meldungen. Den Beitragsnachweis schickst du an die Krankenkasse, die Beiträge sind zum drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig. Die Lohnsteuer-Anmeldung geht bis zum 10. des Folgemonats über ELSTER an das Finanzamt.
| Aufgabe | An wen | Wann |
|---|---|---|
| Anmeldung zur Sozialversicherung | Krankenkasse des Mitarbeiters | spätestens sechs Wochen nach Beginn |
| Beitragsnachweis und Beiträge | Krankenkasse des Mitarbeiters | monatlich, fällig am drittletzten Bankarbeitstag |
| Lohnsteuer-Anmeldung | Betriebsstättenfinanzamt über ELSTER | bis zum 10. nach dem Anmeldungszeitraum, je nach Höhe monatlich, vierteljährlich oder jährlich |
| Entgeltmeldung zur Unfallversicherung | Berufsgenossenschaft | jährlich bis 16. Februar |
| Jahresmeldung | Krankenkasse des Mitarbeiters | bis 15. Februar des Folgejahres |
Stand Oktober 2026. Quellen: Minijob-Zentrale (Meldungen), § 41a EStG (Bundesfinanzministerium, Einkommensteuer-Handbuch).
Viele Gründer geben die Lohnabrechnung ab. Was das kostet und worauf du achtest, steht unter Steuerberater für Gründer.
Welche Pflichten zum Arbeitsschutz hast du ab dem ersten Mitarbeiter?
Ab dem ersten Beschäftigten musst du eine Gefährdungsbeurteilung machen: Welche Gefahren gibt es am Arbeitsplatz und was tust du dagegen? Du unterweist deinen Mitarbeiter, sorgst für Erste Hilfe und regelst die Betreuung durch Betriebsarzt und Fachkraft für Arbeitssicherheit. Viele Berufsgenossenschaften bieten dafür ein vereinfachtes Modell für kleine Betriebe an.
Gefährdungsbeurteilung
Unterweisung
Betreuung
Arbeitszeit
Gilt der Kündigungsschutz im Kleinbetrieb?
Das Kündigungsschutzgesetz gilt nur in Betrieben mit mehr als zehn Arbeitnehmern. Teilzeitkräfte zählen anteilig, Auszubildende gar nicht. Im Kleinbetrieb brauchst du für eine Kündigung deshalb keinen der gesetzlichen Gründe. Schriftform, Kündigungsfristen und das Verbot willkürlicher Kündigungen gelten trotzdem, ebenso der besondere Schutz etwa für Schwangere.
| Wöchentliche Arbeitszeit | Zählt als |
|---|---|
| bis 20 Stunden | 0,5 Arbeitnehmer |
| bis 30 Stunden | 0,75 Arbeitnehmer |
| mehr als 30 Stunden | 1 Arbeitnehmer |
| Auszubildende | zählen nicht mit |
§ 23 Abs. 1 KSchG, Stand Oktober 2026. Quellen: Gesetzestext (lxgesetze.de), IHK Schwerin (Kündigung in Kleinbetrieben).
Die Grenze von zehn ist erst überschritten, wenn die gewichtete Summe mehr als zehn ergibt. Bei Streitfällen lass dich arbeitsrechtlich beraten.
Gibt es Förderung für den ersten Mitarbeiter?
Eine allgemeine Förderung für den ersten Mitarbeiter gibt es nicht. Stellst du eine arbeitslose oder arbeitsuchende Person ein, die eine längere Einarbeitung braucht, kann die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter einen Eingliederungszuschuss zahlen. Er beträgt bis zu 50 Prozent des Lohns, in der Regel für bis zu zwölf Monate, und ist eine Ermessensleistung.
- Den Antrag stellst du vor Abschluss des Arbeitsvertrags. Kommt er erst danach, gibt es in der Regel keine Förderung.
- Nach der Förderung musst du die Person in der Regel so lange weiterbeschäftigen, wie gefördert wurde, höchstens zwölf Monate. Kündigst du früher ohne wichtigen Grund, kann bis zur Hälfte des Zuschusses zurückgefordert werden.
- Für bestimmte Gruppen sind längere Förderzeiten möglich: ab 55 Jahren bis zu 36 Monate, derzeit befristet bis Ende 2028, für Menschen mit Behinderung bis zu 24 Monate und bis zu 70 Prozent. Frag beim Arbeitgeber-Service nach.
Bevor du fest einstellst, kann auch eine freie Mitarbeit passen. Wie du sie sauber vereinbarst, zeigt Freier Mitarbeitervertrag, die Grenzen erklärt Scheinselbstständigkeit.
Aus meiner Praxis
– Maximilian Rothenberger, IHK-zertifizierter Gründungsberater
Welche Förderung kommt für deine Gründung infrage?
Welche Förderung passt, hängt vor allem davon ab, ob du arbeitsuchend gemeldet bist, Arbeitslosengeld beziehst und was du investieren musst. Über jeden Antrag entscheidet die zuständige Stelle im Einzelfall.
AVGS-Gründungscoaching
Wenn du arbeitsuchend oder arbeitslos gemeldet bist, kann die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter einen Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein ausstellen. Mit bewilligtem Gutschein ist das Gründungscoaching für dich kostenfrei.
AVGS-GründercoachingGründungszuschuss
Beziehst du Arbeitslosengeld I und hast bei der Gründung noch mindestens 150 Tage Anspruch, kannst du den Gründungszuschuss beantragen. Er ist eine Ermessensleistung und setzt Businessplan und Tragfähigkeitsbescheinigung voraus.
GründungszuschussFörderkredite
Für Investitionen und Betriebsmittel gibt es zinsgünstige Kredite, etwa den ERP-Gründerkredit der KfW über deine Hausbank. Eine Bank erwartet dafür einen schlüssigen Businessplan mit Finanzplan.
KfW-GründerkreditWie läuft das Gründungscoaching mit mir ab?
- 1
Kostenloser Gründungscheck
In 10 Minuten klären wir, wo du stehst und welcher nächste Schritt für dich sinnvoll ist.
- 2
Förderung klären
Ich sage dir, ob ein AVGS infrage kommt und wie du ihn bei Agentur für Arbeit oder Jobcenter ansprichst.
- 3
Gemeinsam ausarbeiten
Geschäftsmodell, Businessplan und Finanzplan, online oder vor Ort, in deinem Tempo.
- 4
Sicher starten
Du hast vollständige Unterlagen für Bank und Agentur für Arbeit und einen klaren Plan für die ersten Monate.
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Häufige Fragen: Ersten Mitarbeiter einstellen
Wann lohnt sich der erste Mitarbeiter?
Wenn du regelmäßig Aufträge ablehnen musst oder viel Zeit mit Aufgaben verbringst, die andere günstiger erledigen können. Rechne vorher, wie viel zusätzlichen Umsatz oder freie Zeit die Stelle bringt. Die Lohnkosten fallen jeden Monat an, auch wenn ein Auftrag ausbleibt.
Brauche ich als Arbeitgeber eine eigene Steuernummer?
Ob du für die Lohnsteuer eine eigene Steuernummer bekommst, entscheidet dein Betriebsstättenfinanzamt. Teile ihm vor dem ersten Lohn mit, dass du Arbeitgeber wirst. Die Lohnsteuermerkmale deiner Beschäftigten rufst du elektronisch ab, die Lohnsteuer-Anmeldung geht über ELSTER.
Wie lange darf die Probezeit sein?
Höchstens sechs Monate. In dieser Zeit beträgt die Kündigungsfrist zwei Wochen, wenn das im Vertrag so vereinbart ist. Unabhängig von der Probezeit greift das Kündigungsschutzgesetz ohnehin erst nach sechs Monaten und nur in Betrieben mit mehr als zehn Beschäftigten.
Muss ich als Arbeitgeber die Arbeitszeit erfassen?
Für Minijobber und in bestimmten Branchen schreibt das Mindestlohngesetz die Aufzeichnung ausdrücklich vor. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts besteht darüber hinaus grundsätzlich eine Pflicht, Arbeitszeiten zu erfassen. Eine einfache Liste oder eine App genügt meist.
Was ändert sich bei der Rentenversicherungspflicht, wenn ich jemanden einstelle?
Bist du als Selbstständiger rentenversicherungspflichtig, etwa als Lehrender oder mit im Wesentlichen einem Auftraggeber, kann die Pflicht entfallen, sobald du einen versicherungspflichtigen Arbeitnehmer beschäftigst. Ein Minijobber zählt dafür nicht. Kläre das mit der Deutschen Rentenversicherung.
Kann ich zuerst einen freien Mitarbeiter statt eines Angestellten nehmen?
Ja, wenn die Person wirklich selbstständig arbeitet: eigene Kunden, freie Zeiteinteilung, keine Eingliederung in deinen Betrieb. Arbeitet sie wie eine Angestellte, droht Scheinselbstständigkeit mit Nachzahlungen. Im Zweifel ist ein Minijob oder eine Teilzeitstelle sicherer.
Über den Autor
IHK-zertifizierter Gründungsberater · B.Sc. Wirtschaftspsychologie
Hauptberuflich selbstständig bin ich seit 2019, in der Gründungsberatung seit 2021. Ich kenne Gründung mit ihren Höhen und Rückschlägen aus eigener Erfahrung, und genau das fließt in jede Beratung ein.
Inhalt geprüft am 3.10.2026
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In 10 Minuten klären wir, wo du stehst und was bei Businessplan, Finanzierung und Förderung als Nächstes sinnvoll ist. Danach weißt du, ob und wie ich dich begleiten kann.
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Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Rechts‑, Steuer‑ oder Finanzberatung. FoundingFits bietet keine Rechtsberatung oder Steuerberatung an. Für verbindliche Auskünfte wende dich bitte an eine Steuerberatung, eine Anwaltskanzlei oder eine andere zuständige Beratungsstelle. Alle Angaben ohne Gewähr.