Als Ergotherapeut selbstständig machen: Kassenzulassung, Kosten & Steuern
Von Maximilian Rothenberger, IHK-zertifizierter Gründungsberater · geprüft am 2.10.2026
Du weißt, wie gute Therapie geht. Zulassung, Räume und Finanzplan für deine eigene Praxis kläre ich mit dir, Schritt für Schritt.
- Keine Ahnung vom Zulassungsantrag? IK, Räume und Antrag gehe ich mit dir in der richtigen Reihenfolge durch.
- Wenig Startkapital? Für den KfW-Gründerkredit brauchst du kein Eigenkapital.
- Angst vor leeren Terminen? Ich plane mit dir Auslastung und Kontakte zu verordnenden Ärzten vor dem Start.
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Kurz gesagt
Um dich als Ergotherapeut selbstständig zu machen, brauchst du deine Berufsurkunde, Praxisräume nach den Vorgaben der Krankenkassen, ein Institutionskennzeichen und die Zulassung über die ARGE Heilmittelzulassungen. Eine Bedarfsplanung gibt es nicht, einen Kassensitz musst du also nicht kaufen. Du arbeitest in der Regel freiberuflich. Für eine neue Praxis planst du grob 25.000 bis 70.000 Euro ein.
Keine Bedarfsplanung
Wer die Voraussetzungen erfüllt, bekommt die Zulassung. Einen Kassensitz musst du nicht kaufen.
Raumvorgaben
Mindestens 20 m² Therapiefläche, lichte Höhe 2,40 m, keine Durchgangsräume.
Freier Beruf
Als Einzelpraxis keine Gewerbesteuer. GmbH und UG sind dagegen gewerbesteuerpflichtig.
Rentenversicherung
Ohne versicherungspflichtige Angestellte bist du in der Regel rentenversicherungspflichtig.
Wie bekomme ich als Ergotherapeut die Kassenzulassung?
Du beantragst sie bei der ARGE Heilmittelzulassungen. Zugelassen werden Ergotherapeuten mit Erlaubnis nach dem Ergotherapeutengesetz und Absolventen von Ergotherapie-Studiengängen. Du weist geeignete Räume nach, legst dein Institutionskennzeichen vor und erkennst den Vertrag nach § 125 Absatz 1 SGB V an. Danach rechnest du Verordnungen direkt mit den Kassen ab.
| Voraussetzung | Was du brauchst |
|---|---|
| Berufsqualifikation | Urkunde als Ergotherapeut oder Abschluss eines Ergotherapie-Studiengangs |
| Praxisräume | Räume nach den Zulassungsvoraussetzungen, mit Mietvertrag und Grundriss |
| Institutionskennzeichen | IK der ARGE IK für den Praxisstandort, vor dem Zulassungsantrag |
| Vertragsanerkennung | Anerkennung des Vertrags über die Versorgung mit Ergotherapie nach § 125 Abs. 1 SGB V |
Welche Nachweise im Einzelfall verlangt werden, entscheidet die ARGE Heilmittelzulassungen.
Wie das IK funktioniert, steht unter IK-Nummer beantragen.
Welche Räume brauche ich für die Zulassung?
Die Vorgaben stehen bundesweit einheitlich in den Zulassungsvoraussetzungen zum Ergotherapie-Vertrag. Du brauchst insgesamt mindestens 20 Quadratmeter Therapiefläche und für jede gleichzeitig arbeitende Fachkraft einen Raum mit mindestens 12 Quadratmetern. Therapieräume dürfen keine Durchgangsräume sein. Prüfe das vor dem Mietvertrag, ein Umbau danach wird teuer.
- Mindestens 20 m² Therapiefläche, je gleichzeitig tätiger Fachkraft mindestens 12 m².
- Lichte Raumhöhe als Richtwert mindestens 2,40 m, Räume belüftbar, beheizbar und beleuchtet.
- Keine Durchgangsräume, außer dahinter liegen nur Räume, die während der Therapie nicht genutzt werden. Bau- und Arbeitsstättenrecht gelten zusätzlich.
Stand der Vorgaben
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Kassenpraxis oder Selbstzahler-Praxis: Was passt zu mir?
Mit Kassenzulassung erreichst du die meisten Patienten, denn fast alle kommen mit einer ärztlichen Verordnung. Dafür gelten feste Preise und die Raumvorgaben. Eine reine Selbstzahler-Praxis gibt dir freie Preise und weniger Formalitäten, du musst aber jeden Patienten selbst gewinnen. Viele kombinieren beides.
Vorteile der Kassenpraxis
- Großer Patientenkreis über Verordnungen
- Planbare Einnahmen nach festen Preisen
- Keine Bedarfsplanung, kein Sitzkauf
Nachteile der reinen Selbstzahler-Praxis
- Kleinerer Patientenkreis
- Mehr eigenes Marketing nötig
- Leistungen ohne therapeutisches Ziel können umsatzsteuerpflichtig sein
Bin ich als Ergotherapeut Freiberufler?
In der Regel ja. Ergotherapeuten stehen nicht ausdrücklich im Katalog des § 18 Einkommensteuergesetz, werden aber als ähnlicher Heilberuf anerkannt. Du meldest kein Gewerbe an, sondern reichst innerhalb eines Monats den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung per ELSTER ein. Heilbehandlungen auf Verordnung sind in der Regel umsatzsteuerfrei.
GmbH und UG zahlen Gewerbesteuer
- Heilbehandlungen auf ärztliche Verordnung: nach § 4 Nr. 14 UStG in der Regel umsatzsteuerfrei.
- Kurse oder Beratung ohne therapeutisches Ziel: können umsatzsteuerpflichtig sein.
- Kleinunternehmerregelung: seit 2025 möglich bis 25.000 € Umsatz im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr.
Mehr dazu unter Freiberufler oder Gewerbe.
Welche Schritte führen zur eigenen Ergotherapie-Praxis?
Zuerst entscheidest du dich für ein Praxismodell und rechnest die Finanzierung durch. Dann suchst du Räume, die die Vorgaben erfüllen. Danach folgen IK, Zulassungsantrag und Anmeldungen. Wer den Gründungszuschuss nutzen will, stellt den Antrag, bevor er die Selbstständigkeit aufnimmt, sonst kann der Anspruch verloren gehen.
- 1
Konzept und Finanzierung
Schwerpunkt, Auslastung und Finanzierung festlegen. Wie das geht, steht unter Businessplan erstellen. - 2
Räume finden
Räume nach den Zulassungsvoraussetzungen prüfen, bevor du den Mietvertrag unterschreibst. - 3
IK beantragen
Institutionskennzeichen bei der ARGE IK, kostenfrei, in der Regel 10 bis 14 Tage. - 4
Zulassung beantragen
Antrag mit Berufsurkunde, Mietvertrag, Grundriss und IK bei der ARGE Heilmittelzulassungen. - 5
Anmeldungen
Fragebogen zur steuerlichen Erfassung per ELSTER, Anmeldung bei der BGW innerhalb einer Woche. Frag beim Gesundheitsamt nach, ob in deinem Land eine Anzeige nötig ist.
Was kostet eine Ergotherapie-Praxis?
Für eine neue Kassenpraxis rechnest du grob mit 25.000 bis 70.000 Euro. Die Spanne ist groß, weil Therapiematerial und Einrichtung je nach Schwerpunkt sehr unterschiedlich ausfallen, etwa Pädiatrie, Neurologie oder Handtherapie. Einen großen Teil macht die Reserve aus, bis die ersten Abrechnungen der Krankenkassen bezahlt sind.
| Kostenposition | Betrag |
|---|---|
| Institutionskennzeichen | 0 € (kostenfrei) |
| Kaution und ggf. Makler | 3.000 – 8.000 € |
| Einrichtung (Liegen, Möbel, Wartebereich) | 5.000 – 20.000 € |
| Therapiematerial | 5.000 – 15.000 € |
| IT und Praxissoftware | 1.500 – 3.000 € |
| Berufshaftpflicht (erstes Jahr) | 200 – 500 € |
| Website, Logo, erste Werbung | 1.000 – 3.000 € |
| Reserve für die ersten Monate | 10.000 – 20.000 € |
| Gesamt | rund 25.000 – 70.000 € |
Grobe Richtwerte für eine Neugründung. Sie hängen von Region, Schwerpunkt und Größe ab.
Wie du Kosten und Auslastung zusammenbringst, zeigt der Finanzplan.
Welche Versicherungen brauche ich als selbstständiger Ergotherapeut?
Arbeitest du überwiegend auf ärztliche Verordnung und beschäftigst keinen versicherungspflichtigen Arbeitnehmer, bist du in der Regel rentenversicherungspflichtig. Bei der BGW bist du als Selbstständiger im Gesundheitswesen pflichtversichert, auch ohne Angestellte. Dazu kommen Krankenversicherung und eine Berufshaftpflicht, die du praktisch immer brauchst.
| Absicherung | Pflicht? | Hinweis |
|---|---|---|
| Rentenversicherung | in der Regel ja | solange du keinen versicherungspflichtigen Arbeitnehmer beschäftigst |
| BGW | ja | Anmeldung innerhalb einer Woche nach dem Start |
| Krankenversicherung | ja | gesetzlich freiwillig oder privat |
| Berufshaftpflicht | praktisch unverzichtbar | Schäden bei Patienten |
Ob du rentenversicherungspflichtig bist, entscheidet die Deutsche Rentenversicherung im Einzelfall.
Verwandte Berufe findest du unter Selbstständig als Physiotherapeut.
Aus meiner Praxis
– Maximilian Rothenberger, IHK-zertifizierter Gründungsberater
Welche Förderung kommt für deine Gründung infrage?
Welche Förderung passt, hängt vor allem davon ab, ob du arbeitsuchend gemeldet bist, Arbeitslosengeld beziehst und was du investieren musst. Über jeden Antrag entscheidet die zuständige Stelle im Einzelfall.
Welche Förderung passt zu dir?Der Gründungsnavigator zeigt es dir in 2 Minuten, kostenlos und ohne Anmeldung.AVGS-Gründungscoaching
Wenn du arbeitsuchend oder arbeitslos gemeldet bist, kann die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter einen Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein ausstellen. Mit bewilligtem Gutschein ist das Gründungscoaching für dich kostenfrei.
AVGS-GründercoachingGründungszuschuss
Beziehst du Arbeitslosengeld I und hast bei der Gründung noch mindestens 150 Tage Anspruch, kannst du den Gründungszuschuss beantragen. Er ist eine Ermessensleistung und setzt Businessplan und Tragfähigkeitsbescheinigung voraus.
GründungszuschussFörderkredite
Für Investitionen und Betriebsmittel gibt es zinsgünstige Kredite, etwa den ERP-Gründerkredit der KfW über deine Hausbank. Eine Bank erwartet dafür einen schlüssigen Businessplan mit Finanzplan.
KfW-GründerkreditFür Einrichtung, Therapiematerial und Anlaufkosten finanziert der ERP-Gründerkredit StartGeld der KfW laut KfW bis zu 200.000 Euro, Eigenkapital ist dafür nicht erforderlich (Stand Februar 2026). Mehr dazu unter KfW-Gründerkredit.
Viele Landesförderbanken bieten zusätzlich eigene Gründungsdarlehen an. Welche Programme es in deinem Land gibt, erfährst du bei deiner Hausbank oder der Förderbank des Landes.
Wie läuft das Gründungscoaching mit mir ab?
- 1
Kostenloser Gründungscheck
In 10 Minuten siehst du, wo du stehst und welcher nächste Schritt für dich sinnvoll ist.
- 2
Förderung klären
Ich sage dir, ob ein AVGS infrage kommt und wie du ihn bei Agentur für Arbeit oder Jobcenter ansprichst.
- 3
Gemeinsam ausarbeiten
Geschäftsmodell, Businessplan und Finanzplan, online oder vor Ort, in deinem Tempo.
- 4
Sicher starten
Du hast vollständige Unterlagen für Bank und Agentur für Arbeit und einen klaren Plan für die ersten Monate.
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Häufige Fragen: Als Ergotherapeut selbstständig machen
Gibt es für Ergotherapeuten eine Bedarfsplanung?
Nein. Anders als bei Ärzten oder Psychotherapeuten gibt es für Heilmittelerbringer keine Bedarfsplanung und keine Kassensitze. Wer die fachlichen und räumlichen Voraussetzungen erfüllt, kann die Zulassung beantragen. Einen Sitz musst du nicht kaufen.
Kann ich als Ergotherapeut nur Hausbesuche anbieten?
Für die Kassenzulassung brauchst du eigene Praxisräume, eine reine Hausbesuchspraxis wird in der Regel nicht zugelassen. Hausbesuche bietest du dann zusätzlich auf Verordnung an. Ohne Zulassung kannst du mobil nur Privatpatienten und Selbstzahler behandeln.
Welche Rechtsform passt zur Ergotherapie-Praxis?
Die meisten starten als Einzelpraxis und bleiben damit Freiberufler. Für eine Gemeinschaftspraxis kommt eine GbR infrage, in der alle Gesellschafter persönlich haften. GmbH und UG beschränken die Haftung, sind aber gewerbesteuerpflichtig und aufwendiger in der Buchhaltung.
Wie finde ich als Ergotherapeut meine ersten Patienten?
Die meisten Patienten kommen mit einer Verordnung von Kinderärzten, Neurologen, Orthopäden oder Hausärzten. Stell dich dort persönlich vor und sei gut erreichbar. Vorteile oder Geld für Zuweisungen sind verboten und können nach §§ 299a und 299b StGB strafbar sein.
Kann ich eine bestehende Ergotherapie-Praxis übernehmen?
Ja. Du sparst Einrichtung und Aufbauzeit und übernimmst im besten Fall Patienten und Team. Angestellte gehen bei einer Übernahme in der Regel mit über. Die Zulassung beantragst du in der Regel für dich neu, beim IK klärst du die Weiterführung mit der ARGE IK.
Bekomme ich als Ergotherapeut den Gründungszuschuss?
Wenn du Arbeitslosengeld I beziehst und bei der Gründung noch mindestens 150 Tage Anspruch hast, kannst du ihn beantragen. Er ist eine Ermessensleistung. Du brauchst einen Businessplan und eine Tragfähigkeitsbescheinigung, und der Antrag muss vor dem Start gestellt sein.
Kann ich das Gründungscoaching kostenlos bekommen?
Wenn du arbeitsuchend oder arbeitslos gemeldet bist, kann die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter einen AVGS für ein Gründungscoaching ausstellen. Mit bewilligtem Gutschein ist das Coaching für dich kostenfrei. Im Erstgespräch kläre ich mit dir, wie du den Gutschein ansprichst.
Über den Autor
IHK-zertifizierter Gründungsberater · B.Sc. Wirtschaftspsychologie
Seit 2021 habe ich rund 50 Gründungsvorhaben begleitet, als Dozent und Coach seit 2016 über 10.000 Menschen unterrichtet und gecoacht. Ich kenne Gründung mit ihren Höhen und Rückschlägen aus eigener Erfahrung, und genau das fließt in jede Beratung ein.
Inhalt geprüft am 2.10.2026
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Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Rechts‑, Steuer‑ oder Finanzberatung. FoundingFits bietet keine Rechtsberatung oder Steuerberatung an. Für verbindliche Auskünfte wende dich bitte an eine Steuerberatung, eine Anwaltskanzlei oder eine andere zuständige Beratungsstelle. Alle Angaben ohne Gewähr.