Gewinn- und Verlustrechnung:einfach erklärt mit Beispiel
Du willst verstehen, was in deinem Jahresabschluss steht. Danach liest du eine GuV Zeile für Zeile und weißt, was sie über dein Geschäft sagt.
- Buchhaltung war nie dein Fach? Für das Lesen einer GuV reicht die Logik von oben nach unten.
- Unsicher, ob du sie brauchst? Rechtsform und Größe entscheiden. Die Tabelle unten zeigt es dir.
- Angst vor dem Jahresabschluss? Den macht meist die Steuerberatung. Verstehen solltest du ihn trotzdem.
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Kurz gesagt
Die Gewinn- und Verlustrechnung, kurz GuV, stellt alle Erträge und Aufwendungen eines Geschäftsjahres gegenüber und zeigt als Ergebnis den Jahresüberschuss oder Jahresfehlbetrag. Zusammen mit der Bilanz bildet sie den Jahresabschluss. Pflicht ist sie für UG, GmbH und buchführungspflichtige Kaufleute. Kapitalgesellschaften gliedern sie nach § 275 HGB im Gesamt- oder Umsatzkostenverfahren. Kleine Einzelunternehmen nutzen stattdessen meist die Einnahmenüberschussrechnung.
Was sie zeigt
Erträge minus Aufwendungen eines Geschäftsjahres, Ergebnis: Jahresüberschuss oder Jahresfehlbetrag.
Wer muss
UG, GmbH, OHG und KG sowie Kaufleute und Gewerbetreibende über den Grenzen von HGB und Abgabenordnung.
Zwei Verfahren
Gesamtkostenverfahren nach Kostenarten oder Umsatzkostenverfahren nach Bereichen.
Plan-GuV
Im Businessplan heißt die Planversion Rentabilitätsvorschau.
Was ist eine Gewinn- und Verlustrechnung?
Eine Gewinn- und Verlustrechnung ist die Gegenüberstellung aller Erträge und Aufwendungen eines Geschäftsjahres. Sie zeigt, wie das Ergebnis zustande kommt, also womit du Geld verdient und wofür du es ausgegeben hast. Zusammen mit der Bilanz bildet sie den Jahresabschluss nach § 242 HGB. Die Bilanz zeigt dagegen Vermögen und Schulden an einem Stichtag.
Gewinn- und Verlustrechnung
- Zeitraum: ein Geschäftsjahr
- Erträge und Aufwendungen
- Ergebnis: Jahresüberschuss oder -fehlbetrag
- Frage: Wie erfolgreich war das Jahr?
Nicht ihre Aufgabe
- Kontostand oder Zahlungsfähigkeit zeigen
- Vermögen und Schulden am Stichtag zeigen
- die Zukunft planen
- private Ausgaben des Inhabers abbilden
Wer muss eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellen?
Eine Gewinn- und Verlustrechnung müssen alle Kaufleute nach Handelsrecht erstellen, also UG, GmbH, OHG, KG und eingetragene Kaufleute. Einzelkaufleute sind befreit, solange sie an zwei Stichtagen hintereinander höchstens 800.000 Euro Umsatz und 80.000 Euro Jahresüberschuss haben. Freiberufler und kleine Gewerbetreibende ohne Buchführungspflicht nutzen die Einnahmenüberschussrechnung.
| Wer | Gewinnermittlung | Grundlage |
|---|---|---|
| UG, GmbH, AG | immer Bilanz und GuV | § 242, § 264 HGB |
| OHG, KG | Bilanz und GuV | § 242 HGB |
| eingetragener Kaufmann (e. K.) | Bilanz und GuV, außer unter 800.000 € Umsatz und 80.000 € Jahresüberschuss | § 241a HGB |
| Gewerbetreibende ohne Handelsregister | Bilanz und GuV erst über 800.000 € Umsatz oder 80.000 € Gewinn, sonst EÜR | § 141 AO |
| Freiberufler | Einnahmenüberschussrechnung, Bilanz freiwillig möglich | § 4 Abs. 3 EStG |
Stand Oktober 2026 (ihk.de). Nach § 141 AO gilt die Pflicht erst, nachdem das Finanzamt dich darauf hingewiesen hat.
Wie die Gewinnermittlung für die meisten kleinen Einzelunternehmen funktioniert, steht unter Einnahmenüberschussrechnung.
Wie ist eine GuV nach § 275 HGB aufgebaut?
Nach § 275 HGB wird die GuV in Staffelform aufgestellt, also als Rechnung von oben nach unten. Kapitalgesellschaften wählen dafür das Gesamtkostenverfahren oder das Umsatzkostenverfahren mit fest vorgegebenen Posten. Kleinstkapitalgesellschaften dürfen eine verkürzte Gliederung nutzen, kleine und mittelgroße Gesellschaften die ersten Posten zum Rohergebnis zusammenfassen. Einzelkaufleute orientieren sich meist an derselben Gliederung.
| Gesamtkostenverfahren, § 275 Abs. 2 HGB (verkürzt) | Bedeutung |
|---|---|
| 1. Umsatzerlöse | Verkäufe und Leistungen, netto |
| 2. und 3. Bestandsveränderungen, andere aktivierte Eigenleistungen | fertige und unfertige Erzeugnisse, selbst gebaute Anlagen |
| 4. Sonstige betriebliche Erträge | zum Beispiel Erlöse aus dem Verkauf von Anlagen |
| 5. Materialaufwand | Wareneinsatz, Material, Fremdleistungen |
| 6. Personalaufwand | Löhne, Gehälter, Sozialabgaben |
| 7. Abschreibungen | auf Anlagen und Software |
| 8. Sonstige betriebliche Aufwendungen | Miete, Werbung, Versand, Versicherungen, Beratung |
| 9. bis 13. Finanzergebnis | Beteiligungs- und Zinserträge, Zinsaufwendungen |
| 14. Steuern vom Einkommen und vom Ertrag | Körperschaft- und Gewerbesteuer |
| 15. Ergebnis nach Steuern | Zwischensumme |
| 16. Sonstige Steuern | zum Beispiel Kfz-Steuer |
| 17. Jahresüberschuss oder Jahresfehlbetrag | Ergebnis des Geschäftsjahres |
Quelle: § 275 Abs. 2 HGB. Kleine und mittelgroße Kapitalgesellschaften dürfen die Posten 1 bis 5 zum Rohergebnis zusammenfassen (§ 276 HGB).
Was ist der Unterschied zwischen Gesamtkostenverfahren und Umsatzkostenverfahren?
Beide Verfahren kommen zum selben Ergebnis, sie sortieren die Kosten nur anders. Das Gesamtkostenverfahren gliedert nach Kostenarten wie Material, Personal und Abschreibungen. Das Umsatzkostenverfahren gliedert nach Bereichen: Herstellung, Vertrieb und Verwaltung. In Deutschland nutzen kleine Unternehmen fast immer das Gesamtkostenverfahren, weil es direkt aus der Buchhaltung entsteht.
| Gesamtkostenverfahren | Umsatzkostenverfahren | |
|---|---|---|
| Gliederung | nach Kostenarten | nach Funktionsbereichen |
| Bestandsveränderungen | werden ausgewiesen | fließen in die Herstellungskosten ein |
| Aufwand | einfach aus der Buchhaltung | braucht eine Kostenrechnung zur Verteilung |
| Typisch für | kleine und mittlere Unternehmen | größere und international tätige Unternehmen |
| Zwischenergebnis | Rohergebnis möglich | Bruttoergebnis vom Umsatz |
Wie sieht eine Gewinn- und Verlustrechnung als Beispiel aus?
Nimm eine erfundene UG, die Waren online verkauft, im ersten vollen Geschäftsjahr. Sie erzielt 120.000 Euro Umsatz, zahlt ihrem Geschäftsführer ein Gehalt und hat Kosten für Ware, Versand, Werbung und Lager. Vor Steuern bleiben 15.500 Euro. Nach Körperschaftsteuer, Solidaritätszuschlag und Gewerbesteuer ergibt sich ein Jahresüberschuss von rund 10.900 Euro.
| GuV nach Gesamtkostenverfahren | Betrag |
|---|---|
| 1. Umsatzerlöse | 120.000 € |
| 5. Materialaufwand (Wareneinsatz) | – 54.000 € |
| 6. Personalaufwand (Geschäftsführergehalt) | – 30.000 € |
| 7. Abschreibungen | – 2.000 € |
| 8. Sonstige betriebliche Aufwendungen (Versand, Werbung, Plattform, Miete, Beratung) | – 18.000 € |
| 13. Zinsen und ähnliche Aufwendungen | – 500 € |
| Ergebnis vor Steuern | 15.500 € |
| 14. Steuern vom Einkommen und vom Ertrag | – 4.623 € |
| 17. Jahresüberschuss | 10.877 € |
Erfundenes, mit Python nachgerechnetes Beispiel. Steuern: Körperschaftsteuer 15 % (2.325 €), Solidaritätszuschlag 5,5 % darauf (rund 128 €), Gewerbesteuer bei Hebesatz 400 % (2.170 €). Die Gewerbesteuer mindert die Bemessung der Körperschaftsteuer nicht.
| Dieselbe GuV nach Umsatzkostenverfahren | Betrag |
|---|---|
| Umsatzerlöse | 120.000 € |
| Herstellungskosten: Ware, Lageranteil von Personal, Miete und Abschreibung | – 63.000 € |
| Bruttoergebnis vom Umsatz | 57.000 € |
| Vertriebskosten: Versand, Werbung, Plattform, Personalanteil | – 23.500 € |
| Allgemeine Verwaltungskosten | – 17.500 € |
| Zinsen | – 500 € |
| Ergebnis vor Steuern | 15.500 € |
Die Kosten sind dieselben 104.000 €, nur nach Bereichen verteilt. Das Ergebnis ist identisch.
Gut zu wissen
Was ist der Unterschied zwischen GuV, EÜR und BWA?
Die GuV ist Teil des Jahresabschlusses und folgt dem Prinzip der periodengerechten Zuordnung: Ein Umsatz zählt, wenn die Leistung erbracht ist, nicht wenn das Geld kommt. Die Einnahmenüberschussrechnung zählt dagegen nach Zahlungseingang und -ausgang. Die BWA ist eine freiwillige Auswertung während des Jahres, meist im Aufbau ähnlich wie eine GuV.
| GuV | EÜR | BWA | |
|---|---|---|---|
| Pflicht für | Bilanzierende | Freiberufler, kleine Gewerbetreibende | niemanden |
| Zeitraum | Geschäftsjahr | Kalenderjahr | Monat oder Quartal |
| Prinzip | periodengerecht, mit Forderungen und Rückstellungen | Zufluss und Abfluss | je nach Gewinnermittlung, vorläufig |
| Zweck | Jahresabschluss, Steuer, Offenlegung | Gewinn fürs Finanzamt | Steuerung, Bank |
Wie du eine BWA liest, erklärt BWA für Gründer.
Was ist eine Plan-GuV im Businessplan?
Eine Plan-GuV ist die Gewinn- und Verlustrechnung für die Zukunft. Im Businessplan heißt sie meist Rentabilitätsvorschau und zeigt für drei Jahre, ob deine Gründung Gewinn macht. Sie hat denselben Aufbau wie die echte GuV, nur mit geplanten Zahlen. Auch Einzelunternehmer, die später eine Einnahmenüberschussrechnung machen, erstellen für Bank und Agentur eine solche Planrechnung.
- Wie du sie aufbaust und mit welchem Beispiel du rechnen kannst: Rentabilitätsvorschau
- Wie sie mit Kapitalbedarf und Liquidität zusammenhängt: Finanzplan erstellen
- Wo sie im Businessplan steht: Businessplan erstellen
- Was die Agentur für Arbeit dazu erwartet: Businessplan für den Gründungszuschuss
Gut zu wissen
Aus meiner Praxis
– Maximilian Rothenberger, IHK-zertifizierter Gründungsberater
Welche Förderung kommt für deine Gründung infrage?
Welche Förderung passt, hängt vor allem davon ab, ob du arbeitsuchend gemeldet bist, Arbeitslosengeld beziehst und was du investieren musst. Über jeden Antrag entscheidet die zuständige Stelle im Einzelfall.
AVGS-Gründungscoaching
Wenn du arbeitsuchend oder arbeitslos gemeldet bist, kann die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter einen Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein ausstellen. Mit bewilligtem Gutschein ist das Gründungscoaching für dich kostenfrei.
AVGS-GründercoachingGründungszuschuss
Beziehst du Arbeitslosengeld I und hast bei der Gründung noch mindestens 150 Tage Anspruch, kannst du den Gründungszuschuss beantragen. Er ist eine Ermessensleistung und setzt Businessplan und Tragfähigkeitsbescheinigung voraus.
GründungszuschussFörderkredite
Für Investitionen und Betriebsmittel gibt es zinsgünstige Kredite, etwa den ERP-Gründerkredit der KfW über deine Hausbank. Eine Bank erwartet dafür einen schlüssigen Businessplan mit Finanzplan.
KfW-GründerkreditWie läuft das Gründungscoaching mit mir ab?
- 1
Kostenloser Gründungscheck
In 10 Minuten klären wir, wo du stehst und welcher nächste Schritt für dich sinnvoll ist.
- 2
Förderung klären
Ich sage dir, ob ein AVGS infrage kommt und wie du ihn bei Agentur für Arbeit oder Jobcenter ansprichst.
- 3
Gemeinsam ausarbeiten
Geschäftsmodell, Businessplan und Finanzplan, online oder vor Ort, in deinem Tempo.
- 4
Sicher starten
Du hast vollständige Unterlagen für Bank und Agentur für Arbeit und einen klaren Plan für die ersten Monate.
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Häufige Fragen: Gewinn- und Verlustrechnung
Muss ich meine Gewinn- und Verlustrechnung veröffentlichen?
Das betrifft vor allem UG und GmbH. Kleine Kapitalgesellschaften müssen nur Bilanz und Anhang offenlegen, die Gewinn- und Verlustrechnung nicht. Kleinstkapitalgesellschaften legen nur die Bilanz offen oder hinterlegen sie. Einzelunternehmen und GbR veröffentlichen in der Regel nichts.
Brauche ich als Einzelunternehmer eine GuV?
Meist nicht. Bist du nicht im Handelsregister eingetragen und bleibst unter 800.000 Euro Umsatz und 80.000 Euro Gewinn, reicht die Einnahmenüberschussrechnung. Für deinen Businessplan erstellst du trotzdem eine Planrechnung, die wie eine GuV aufgebaut ist: die Rentabilitätsvorschau.
Was ist der Unterschied zwischen Jahresüberschuss und Bilanzgewinn?
Der Jahresüberschuss ist das Ergebnis der Gewinn- und Verlustrechnung. Der Bilanzgewinn entsteht erst danach, wenn Gewinn- oder Verlustvorträge aus Vorjahren und Einstellungen in oder Entnahmen aus Rücklagen verrechnet sind. Bei der UG fließt zum Beispiel ein Viertel des Jahresüberschusses in die gesetzliche Rücklage.
Wer erstellt die GuV?
Rechtlich ist das Unternehmen verantwortlich, bei UG und GmbH die Geschäftsführung. In der Praxis erstellt meist die Steuerberatung den Jahresabschluss aus deiner laufenden Buchhaltung. Mit guter Buchhaltungssoftware kannst du vieles vorbereiten, die Abschlussbuchungen übernimmt aber oft die Kanzlei.
Kann ich vom Gesamtkostenverfahren zum Umsatzkostenverfahren wechseln?
Grundsätzlich ja, aber nicht beliebig. Die einmal gewählte Form sollst du beibehalten, damit die Jahre vergleichbar bleiben. Ein Wechsel braucht einen sachlichen Grund und muss erläutert werden. Für kleine Unternehmen ist das Gesamtkostenverfahren fast immer die einfachere Wahl.
Über den Autor
IHK-zertifizierter Gründungsberater · B.Sc. Wirtschaftspsychologie
Hauptberuflich selbstständig bin ich seit 2019, in der Gründungsberatung seit 2021. Ich kenne Gründung mit ihren Höhen und Rückschlägen aus eigener Erfahrung, und genau das fließt in jede Beratung ein.
Inhalt geprüft am 2.10.2026
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Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Rechts‑, Steuer‑ oder Finanzberatung. FoundingFits bietet keine Rechtsberatung oder Steuerberatung an. Für verbindliche Auskünfte wende dich bitte an eine Steuerberatung, eine Anwaltskanzlei oder eine andere zuständige Beratungsstelle. Alle Angaben ohne Gewähr.